kintone内の情報を外部から入力・共有などに便利なトヨクモ製品ですが、さらに活用の幅を広げられる「Toyokumo kintoneApp認証」はご存知ですか？
本記事では、Toyokumo kintoneApp認証の利用方法や、実業務の課題を見ながら、kintone・トヨクモkintone連携サービスのFormBridge・kViewerをもっと便利に活用する方法を紹介します。
『Toyokumo kintoneApp認証』とは
Toyokumo kintoneApp認証とは、作成したフォームブリッジのフォームや、kViewerのビューにメールアドレスでの認証制限をかけることができる機能です。
フォームや、ビューを公開する際、特定のユーザーのみに対して公開が可能となります。
次に、Toyokumo kintoneApp認証でできることを紹介します。
事前にメールアドレスを認証しておくことでサービス管理画面への都度の認証が不要に
事前にメールアドレスを認証しておけば、トヨクモのkintone連携サービスの管理画面をログインなしで移動できます。サービスごとにパスワードを設定して、どのサービスにどのパスワードを設定したか忘れてしまったり、都度ログインが求められたりといったことが発生しないため、スムーズにサービスを利用できます。
メールアドレス単位で開示する情報を制限できる
メールアドレス単位で開示する情報の範囲を選択できるため、取引先などkintoneライセンスを持たない人々の情報共有も効率化され、利用範囲も拡大できます。
続いて、会員ページの作成を例に、kViewerの設定方法をご紹介します。
会員ページを作成する
kintone上に登録された会員名簿のメールアドレスを用いて、会員それぞれに自分の登録情報のみが表示される会員ページを作成することができます。
↓「kVewer」と「Toyokumo kintoneAPP認証」を利用して、kintoneのレコードの中から自分の会員情報だけを顧客に表示できます。
設定方法
顧客情報の登録アプリと紐付けたビューを作成します
↓基本の設定からユーザー管理を開きます
↓「Toyokumo kintoneApp認証を利用する」にチェックを入れ、「kintone同期」をクリックします
↓顧客のメールアドレスが登録されているアプリと同期し、メールアドレスが登録されている列を選択します。
↓同期するデータを他のフィールドから絞り込むことができます。全てのデータと同期する場合は「保存して同期」を選択します。
保存が完了すると下図のように登録されたメールアドレスが表示されます↓
続いてレコードの絞り込み/並び順を設定します。これを行うことで、ユーザーごとに閲覧できるレコードを限定できます。
「Toyokumo kintoneApp認証を使用した絞り込み条件」下の＋ボタンをクリックし、条件の設定項目を表示します。「フィールド」の項目をkintoneでメールアドレスが登録されているものに設定します。今回は「メールアドレス」がフィールド名になっています。設定が完了したら画面下部の「保存」をクリックします。
Toyokumo kintoneApp認証の設定方法は、操作ガイドでも解説しています。
実際の運用方法
会員が自分の情報を確認するためには、先ほど設定したビューのURLにアクセスする必要があります。URLにアクセスすると以下のような画面が表示されます。
GoogleやMicrosoftのアカウントを持っている場合は「Googleでログイン」「Microsoftアカウントでログイン」を選択することでアクセスが可能です。持っていない場合は「メールアドレスでログイン」を選択します。「メールアドレスでログイン」を選択すると登録されているメールアドレスにログイン用のメールが届きます。
ログインが完了すると、自身がアクセスすることのできるコンテンツが表示される「ユーザーページ」に遷移します。「会員情報」にアクセスしてみましょう。
メールアドレスに応じた会員情報のみを表示させることができました。
以上がkViewerの基本的な設定方法になります。
続いて、実際に問い合わせがあったkintoneユーザーの課題と、Toyokumo kintoneApp認証を用いてどう解決したかを紹介します。
実例①：人事評価の資料提出をkintone内で解決させたい
社内の帳票をkintoneに集約したいが、社員が400名ほどいるため、実現しようとすると、kintoneのライセンス費用が高額になってしまうため、トヨクモのサービスを活用して、コストの削減を図れないかというお問い合わせです。
具体的には、目標面談カードを管理したいとのことで、目標設定や上司のコメントが入力でき、相互でやりとりが行え、対象期間の経過後、社員は、個人結果の入力をし、最後に上司が評価を記入できるようにしたいという内容でした。
まずは、実際に、フォームとビューを見てみましょう。
社員は、配布されたURLにアクセスし、以下の画面からログインし、フォームブリッジの画面に遷移します。
Toyokumo kintoneApp認証のログイン方法について知りたい方は、操作ガイドを参照ください。
こちらが、フォームブリッジの入力画面です。
Toyokumo kintoneApp認証の機能で、ユーザー情報を紐づけているため、社員の名前等は、自動で設定されます。
社員の名前等をフォーム上で初期値として表示する設定は以下の記事でご紹介しています。
こんにちは！花粉が嫌すぎて日用品の買い物すら出前アプリを使うようになりました、小林です。 今回は、先日リリースされた認証制限機能「Toyokumo kintoneApp認証」を使って、ログインしたユーザーに紐づく情報を初期値としてフォ[…]
まずは、目標を設定して、登録します。
また、目標を修正したいとなった際や、結果の入力の際は、詳細画面の右上のボタンから編集・更新が可能です。
上司は、自分の目標と、自分の部下の目標が確認可能です。
上司は、最後に評価を返す際は、社員と同様、詳細画面の右上のボタンから評価の入力が可能です。
フォームブリッジ×kViewerで目標面談カードを作成
フォームブリッジ×kViewerで目標面談カードを作成することで、kintoneライセンスを持たない人でもフォームを閲覧できるため、社員全員分のkintoneライセンスを用意する必要はありません。
Toyokumo kintoneApp認証で社員個々人のメールアドレスと紐づけ
社員は認証されたメールアドレスでログインするだけで自分の目標面談カードを見て、上司のコメントを確認したり、それに対する返信内容を書けたりします。
実例②：100名以上の生徒一人ひとりの指導記録を担当教師が閲覧できるようにしたい
kVIewerのMyページビューを用いて、学生一人ひとりのページを作成したいというお問い合わせです。
学生の指導記録を表示するビューは、特定の個人しかアクセスできないようにしたいとのご要望だったため、Toyokumo kintoneApp認証機能を用いた設定を提案いたしました。
また、Myページビューでの運用の場合、kintone1レコードにつき1ビューが発行されることからURLの管理が煩雑になります。Toyokumo kintoneApp認証を利用すれば、利用者に連絡するURLは、リストビューの1URLのみで、管理が簡潔になります。
指導管理記録の画面を、設定方法を説明しながら紹介いたします。
kintone上で、以下のような生徒指導記録アプリで、管理をしていたものとします。
生徒ごとの指導記録が保存されています。
まずは、kViewerで生徒指導記録アプリのリストビューを作成します。
リストビューの基本的な、作成方法は、以下を参照ください。
リストビューが作成できたら、次は、Toyokumo kintoneApp認証の設定を行います。
kViewer管理画面の基本設定タブにある「ユーザー管理」を押下し、「Toyokumo kintoneApp認証を利用する」にチェックを入れます。そうすると、「kintone同期」が押せるようになりますので、押下します。
kintone同期設定のポップアップが表示されますので、「kintoneアプリのURL」に、生徒指導記録のアプリURLを、「APIトークン」に、生徒指導記録アプリのAPIトークンを設定し、次へを押下ください。APIトークンのアクセス権は、「レコード閲覧」権限が必要です。
続いて、kintoneアプリのどのフィールドを認証用のメールアドレスに用いるかを設定します。今回、生徒ごとのメールアドレスを設定する「メールアドレス」フィールドを用意していますので、そちらを選択肢、次へを押下します。
最後に、kintoneApp認証の対象とするレコードを絞り込むかの設定画面に遷移しますが、今回は何も設定せず、「保存して同期」を押下し、Toyokumo kintoneApp認証の設定は完了です。
Toyokumo kintoneApp認証で生徒個々人のメールアドレスと指導記録を紐づけ
次に、ログインした生徒の情報だけを表示する設定をします。
kViewer管理画面の基本設定タブにある「レコードの絞り込み/並び順」を押下し、「Toyokumo kintoneApp認証を利用した絞り込み条件」の下にある「＋」ボタンを押下します。すると、条件を選択する行が出てきますので、フィールドの欄を「メールアドレス」に設定し、「保存」を押下します。最後に、「公開（または、更新）」を押下し、設定完了です。
上記設定を行うことで、生徒は、kViewerで確認した際、自分の指導記録のみを閲覧することができます。
Toyokumo kintoneApp認証で、活用範囲の拡大を
kintoneで複数のお客様の情報を保持しており、他のお客様には情報を閲覧できないようにしたい場合など多いと思います。
Toyokumo kintoneApp認証を使えば、kintone内の情報を見せたい人に限定して情報を公開できます。トヨクモのkintone連携サービスを活用して、kintoneをもっと活用していきましょう。
