kintoneで学校行事管理を効率化!kViewerとの連携方法も実画面で解説

従来、学校における教員と保護者とのやり取りは紙中心で行われ、印刷・配布・集計などに手間とコストがかかってしまいます。
そこで、保護者連絡の校務を効率化するのにおすすめなのが、kintoneサンプルアプリの1つである「学校行事管理」アプリです。

本記事では、kintoneアプリ「学校行事管理」の機能や役割、kViewerのカレンダービューを使って、保護者に学校行事を共有・通知する方法を解説します。

既にkintoneを使っている学校関係者の方、学校行事予定アプリやkViewerのカレンダービューについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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kintoneアプリ「学校行事管理」で行事を管理

出典:学校行事管理

業務アプリを簡単に作成できるクラウドサービスkintoneでは、教育・学習支援業向けの様々なライセンスが提供されています。
中でも、教員と保護者間の情報共有に役立つのが、「学校行事管理」アプリです。
「学校行事管理」アプリでは、学校行事の予定表を保護者と共有できます。
既に、校務においてkintoneを導入している場合、「学校行事管理」アプリを使い、行事管理や保護者連絡も全てkintoneで完結させるのがおすすめです。

好きな形式で行事の日程を簡単管理

行事はリスト形式で一覧表示したり、カレンダー形式で月ごとに表示したりと、好きな形式で確認できます。また、紙媒体の印刷・配布作業を無くし、保護者連絡の負担を軽減するほか、ペーパーレスで経費の削減・環境保護にも貢献できます。

プッシュ通知で行事の内容を配信できる

kintoneはスマートフォンアプリも提供しています。
保護者宛にプッシュ通知で行事の内容を配信でき、保護者はスマートフォンで気軽に確認できます。通知によって連絡漏れや行事忘れも防止可能です。

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kViewerのカレンダービューで保護者に学校行事のお知らせを案内

kintoneに保存されている情報は、kintoneのライセンスを持つユーザーしか閲覧できません。そのため、kintone内の情報を外部に公開するためには、Excelファイルや他のプラットフォームを用いて情報を移し替える手間がかかってしまいます。

しかし、kViewerを利用すれば、kintone内の情報やデータを他のプラットフォームに移し替えることなく、簡単に外部に公開できます。社内外のkintoneライセンスを持たない人にも情報を共有でき、業務効率の向上に貢献します。

また、リストビューやカードビュー、グラフビューなど全8つのビューから、用途や内容にあった最適なものを選べるため、視覚的な効果も高いです。

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kintoneの「学校行事管理」アプリで作成・管理する行事も、kViewerのカレンダービューを用いれば、保護者に簡単に共有できます。

以下で「学校行事管理」で作成した予定を、kViewerで表示する手順を解説します。

kintoneアプリストアで「学校行事管理」アプリを追加

kintoneアプリストア左上の検索窓で「学校行事管理」と入力し、サンプルアプリを追加します。

kViewerにログイン

kViewerにログインし、トップ画面から「ビューの作成」に進みます。

カレンダービューを選択

複数あるビューの中から、カレンダービューを選択します。

ビューの管理名・アプリURLを入力

作成するカレンダービューの管理名と、kintoneアプリのURLを入力します。
kintoneアプリのURLとは、アプリを開いた画面に表示される
https://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/ 形式のURLです。
URLを入力すると、「APIトークンはこちらのURLから生成できます。」という表示が現れるため、クリックします。

APIトークンを生成

APIトークンの生成画面が表示されるため、「生成する」をクリックします。

APIトークンを保存・アプリを更新

APIトークンは「レコード閲覧」のアクセス権をチェックする必要があります。
APIトークンをコピーしてから「保存」した後、「アプリを更新」をクリックします。

kViewerにAPIトークンを貼り付け

kViewerに戻り、コピーしたAPIトークンを貼り付けて、「作成」をクリックします。

ビューのレイアウトを選択する

「コンテンツ配置を選択する」から、メインコンテンツやヘッダーコンテンツなどのビューのレイアウトを決めます。

メインコンテンツを設定

メインコンテンツを設定します。
予定タイトルフィールド・予定開始フィールド・予定終了フィールドは必須入力項目です。
カレンダー上に予定時刻を表示したい場合は、「予定時刻を表示する」にチェックを入れます。また、予定の色に利用するフィールドを選びます。

設定を保存

プレビューを確認後、最下部までスクロールし、設定を「保存」します。

プレビューを確認

プレビューを確認し、作成したカレンダービューに問題がないかをチェックします。

編集完了・公開

その他、レコードの詳細やスマートフォン用フィールドなど、必要な設定を行います。
全ての設定が終わったら、右上の「編集の完了」から編集中の設定をビューに反映させた後、「公開する」をクリックします。

学校行事の連絡・通知もkViewerで簡単設定

今回はkintoneアプリ「学校行事管理」の機能や役割、kViewerのカレンダービューを使って、外部に公開する方法を解説しました。

学校行事管理アプリは、kintoneサンプルアプリとして配布されているので、テンプレートを読み込むだけで、アプリ構成が完成します。

kViewerと連携することで、kintoneライセンスを持たない生徒の親御さんに学校の行事を簡単に共有できます。kViewerは、30日間の無料お試しを何度でも利用できるので、お手元でぜひ検証をしてみてはいかがでしょうか。


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