kintoneで出欠管理をしよう!サンプルアプリや連携サービスも紹介

大勢の児童や生徒を抱え、それぞれの出欠管理にかかる時間や労力が思いのほか負担になっているという教育現場も多いのではないでしょうか。

近年、文部科学省においてもそうした負担を少しでも減らそうと、出席管理システムの導入が進められています。
kintoneを導入している教育機関においても、今あるシステムを活用して出欠管理をデジタル化したいと考えているケースは数多く存在するはずです。

そこで今回は、kintoneを活用して生徒たちの出欠管理を行う方法についてまとめました。
生徒の出欠管理をデジタル化するメリットやおすすめのkintoneアプリ、フォームブリッジの具体的な活用法について詳しく解説します。

出欠管理アプリを作るなら!kintone連携Webフォーム作成ツール「FormBridge」

学校が生徒の出欠管理をデジタル化するメリット

生徒の欠席連絡と言えば、従来は保護者が学校に電話連絡をするのが一般的でしたが、学校が生徒の出欠管理をデジタル化することで、学校側と生徒・保護者側の双方にメリットが生まれます。
デジタル化で日々のルーティン業務にどのような変化が見られるのか、具体的に見ていきましょう。

保護者による連絡漏れを防げる

生徒の出欠管理をデジタル化することにおける最も大きなメリットの1つとなるのが、連絡漏れを防ぐことができるという点です。

現状では、未就学児や小学生はもちろん、子どもが中学生や高校生になってからも、学校を欠席する場合は親が学校に連絡をするというのが原則とされています。

しかし、子どもが小さいうちはその対応に追われているうちに電話をするのを忘れてしまったり、ある程度子どもの年齢が上がったとしても、朝の忙しい時間帯に電話をかけるのが難しかったりするケースが多くあるでしょう。
そういった悩みが、出欠管理をデジタル化することで解消されるのです。

子どもの欠席を伝えるため学校に電話をかける場合、時間帯は教員が出勤してから授業が始まるまでの間に限られるため、保護者はそれに合わせて行動しなければなりません。

しかしデジタル化することで、保護者は時間を選ばず、気付いた時にその場で欠席の連絡を入れることができるようになります。

とくにコロナ禍では、夜間や休日に体調不良や感染が分かった場合、朝を待たずに連絡できるというのは非常に便利で、すでにデジタル化が進んでいる教育現場においては連絡漏れの解消に大きく貢献しています。

また、体調不良などで欠席が続く場合、毎日同じ時間に学校に電話を入れる保護者にとっても、応対する教員にとっても負担になりがちですが、オンライン上で行なえるとなれば毎日同じやり取りをするというストレスからも解放されます。

デジタル化により時間を問わず手軽に欠席の連絡ができるようになることは、学校側と保護者側双方の負担軽減にも繋がるといえるでしょう。

電話応対により職員の業務が中断されない

出欠管理をデジタル化することにより、朝の電話応対による他の業務の中断が軽減されるというのも欠かせないメリットです。

子どもが学校を欠席する場合は保護者からの電話連絡が必須となっているため、教員は電話が鳴る度に作業を中断して応対しなければならず、本来の業務が進まないというのは現場でもよく耳にする話です。

実際、朝の時間帯は教員としても授業の準備や子どもたちの見守り等で非常に忙しく、その中で電話応対まで行うとなると作業効率が大幅に下がってしまいます。

教員が業務に集中できるような環境づくりの一環としても、出欠管理のデジタル化が非常に有効であると言えるでしょう。

業務を中断することなく効率的に進められれば、教員も時間的・精神的余裕が持てるようになります。

そうなれば、ゆっくりと朝の準備や登校してくる児童や生徒たちの様子観察ができる環境となり、子どもたちの安心・安全にも繋がると考えられています。

電話を受けた職員から担任への引き継ぎの手間が発生しない

教員同士における欠席連絡の引き継ぎが必要なくなるというのも、デジタル化の魅力といえます。

欠席連絡は必ず担任教諭が受けるとは限らず、その場にいる教員や事務職員が電話を受け、担任教諭に伝えるというケースが多々あります。

とくに近年のコロナ禍や冬場など感染症などが流行する時期には、一日に何十本もの欠席連絡を受けるという状況も珍しくありません。

その際、情報を引き継ぐ手間に加え、内容の食い違いや二重連絡といったトラブルが発生することがありますが、デジタル化することで教員間での情報共有が非常に容易になり、そうした手間やトラブルも生じにくくなります。

また、出欠に関する情報は自動的に蓄積されるため、担任教諭以外のさまざまな職員で生徒の状態を把握しておくためのツールとしても活用できるでしょう。

kintoneアプリ「欠席連絡」で簡単出欠管理

出典:欠席連絡

教育機関における出欠管理をデジタル化したいという方にぜひおすすめしたいのが、kintoneアプリ「欠席連絡」です。

こちらでは、kintoneアプリ「欠席連絡」の特徴について簡単にご紹介します。

既にkintoneを使用していれば他のツールが不要に

連絡アプリ「欠席連絡」は、既にkintoneを活用しているユーザーであれば、新たなツールを追加することなくすぐに運用が可能です。

ツールやアプリを新たに導入する場合、それらの使い方を一から覚えたり、別ツールで取得したデータをkintoneに取り込んだりする手間が発生します。

しかし「欠席連絡」であれば、普段のシステム構築と同様、既存のkintoneにアプリを追加するだけで、難しい操作をしなくてもすぐに活用ができます。

導入後は保護者からの欠席連絡をリアルタイムで把握し、学年やクラスごとにまとめて確認することも可能となります。

パソコンやスマホから入力可能

保護者は、パソコンやスマホなど手持ちのデジタルツールから、手軽に情報を入力することが可能です。

保護者側が新たなデバイスを用意したり、あるいは学校側が何らかのツールを各家庭に配布したりする必要もありません。

一般的にいざ新しい方法を取り入れるとなると、保護者側・学校側ともに了承を得るのが難しいというケースが後を絶ちませんが、kintoneアプリ「欠席連絡」であれば、普段使用しているデジタルツールから簡単に利用できるため、双方に苦手意識が生まれにくいというのも魅力です。

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情報の絞り込み・集計が簡単

「欠席連絡」は、単に従来の電話連絡をデジタル化することだけを目的とした連絡アプリではなく、それにより集計を簡単にしてくれるのが特徴です。

各生徒の出欠情報が一覧で見られることに加え、例えば学年やクラス別、日や月別など好みの条件で絞り込んでその場で確認することが可能です。

また、集計機能を利用してそれらの欠席状況をグラフ化できるため、感染症の流行期などには発生状況の確認ツールとしても活用できます。

登録した情報をCSVファイルとして書き出し可能

アプリ内に集められたデータは、条件によって絞り込みCSVで書き出しが可能です。

実際の教育現場では、校務システムなどkintone以外のシステムを導入している場合が多くあります。

通常システム間の連携となると手動入力など手間がかかる作業となりがちですが、連絡アプリ「欠席連絡」を使えば別システムにも手軽にデータの連携ができ非常に便利です。

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『フォームブリッジ』の活用でkintoneライセンスを持たない保護者による欠席連絡が可能に

kintoneでは、原則としてライセンスを所有するユーザーを対象にさまざまなアプリを展開しています。

しかし、1ユーザーごとにライセンス費用が発生する料金体系となっているため、教育機関などにおいて大人数の情報共有ツールとして活用するのは現実的とは言えません。

そこで利用がおすすめなのが「フォームブリッジ」です。

フォームブリッジを使うことで、kintoneライセンスを持っていない人でも直接データを登録できるwebフォームの作成が可能です。

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kintoneがライセンスごとの契約体系となっているのに対し、フォームブリッジはkintone1ドメインごとの契約となります。

例えば学校で一つのkintoneドメインを持っている場合はフォームブリッジ1契約分の費用となり、利用料金を大幅に抑えることができます。

つまり、学校側がフォームブリッジを導入することで、保護者はkintonのライセンス契約していなくても、フォームから欠席の連絡を直接入力することができるようになるのです。

フォームブリッジは初期費用・解約費用が無料です。詳しい料金についてはこちらからご確認ください。

また、フォームブリッジで作成されたフォームから入力されたデータは自動的にkintoneに保存されるため、手動で別のツールに転記する必要がありません。

フォームブリッジを活用することで、保護者側はkintoneライセンスがなくても手軽に情報入力ができ、一方の学校側としても集計や情報共有などの手間が大幅に削減されることに繋がります。

フォームブリッジを導入すれば、費用を抑えて保護者側と学校側双方の負担が軽減できる

学校が出欠管理をデジタル化するメリットや、おすすめのkintoneアプリ「欠席連絡」などについてご紹介しました。

朝の忙しい時間帯に電話で欠席の連絡をするというのは、保護者側・学校側どちらにとっても手間となり、本来必要な作業が滞ってしまうもの。

双方の負担を軽減させるためには、厚生労働省も推進するデジタル化が非常に有効です。

kintoneでアプリを利用するためには原則としてライセンス契約が必要となりますが、kintone連携サービス『フォームブリッジ』を導入することで、ライセンスユーザー以外もデータ入力が可能となります。

kintoneアプリ「出欠管理」は、サンプルアプリとして配布されているので、テンプレートを読み込むだけで、アプリ構成が完成します。フォームブリッジは、30日間の無料お試しを何度でも申込が可能なので、お気軽にお手元で触ってみてください。


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
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