【kViewer】Myページとユーザー管理を用いたリストビューの違いとは？

日々の業務において、kintoneに蓄積された情報を外部に共有することは、業務フロー全体の効率化のためには必要不可欠です。

そこで役立つのが、kintoneライセンスがないユーザーへの情報共有を可能にするToyokumo kintoneAppのkViewerです。ただし、kViewerにはMyページ、リストビューなど機能が豊富で、どれを活用すべきか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

本記事では、Myページとリストビュー、それぞれの特徴やメリット・デメリット、選び方について解説します。

Myページとは？

参照元：【kViewer】Myページとは？｜kintoneapp BLOG

kViewerのMyページビューとは、ユーザーごとにkintoneのレコード1件に対し1つ表示される方法です。

利用用途

Myページビューでは、kintoneのレコード単位で外部公開用の専用ページを自動で生成し、レコードの情報を外部に公開します。
レコードごとに個別のページが生成されるため、スタッフ・顧客情報やイベントの予約管理ページなどで使用できます。たとえば、kintoneのイベント予約管理のアプリから顧客ごとにMyページを作成することで、顧客自身で予約状況の確認が可能です。そのため予約日時を確認したいといった問い合わせに対応する必要がありません。

メリット

Myページビューでは、レコード番号ごとに独立したページを作成できるため、ユーザーごとに必要な情報のみ安全に公開できます。
リストビューやカレンダービューなどkViewerの他のビューは、kintoneアプリに登録されているレコード全てを外部に公開する仕組みです。

一方、Myページビューであれば、他のレコード情報を閲覧される心配がありません。Myページビューは、kintoneアプリの特定のレコード情報を、特定の人にのみ共有したい場合におすすめです。

デメリット

Myページはデータの個別共有に向いているため、社内のお知らせや製品の価格一覧など、複数の情報の共有には不向きです。

ユーザー管理を用いたリストビューとは？

参照元：リストビューを作成する｜kintone連携サービス操作ガイド

ユーザー管理を用いたリストビューとは、利用ユーザーに関連するレコード一覧をテーブル形式で表示する方法です。

利用用途

ユーザー管理を活用したリストビューは、データにアクセスできるユーザーや公開する情報を細かく設定したい場合に役立ちます。リストビューでは、kintoneアプリ1つに対し、1つの外部公開用URLを作成するため、アプリに登録されている全レコードデータが公開されます。

また、リストビューに「Toyokumo kintoneApp認証」機能を活用することで、データにアクセスできるユーザーを管理して外部に情報公開することが可能です。Toyokumo kintoneApp認証とは、kintone連携サービスにアクセスするための認証の仕組みで、認証されたメールアドレスのみアクセスを許可。また、ユーザー属性を登録しておけば、メールアドレスに加えて、属性でも公開する情報を制限可能です。

たとえば、商品の卸値をリストビューで外部から閲覧できるようにする場合、取引先ごとに卸値が異なっても、取引先A社にはA社に設定された卸値のみのデータを閲覧できるようにします。そのため、同じアプリ内にある情報でも見せたくない情報は隠して外部に情報の公開が可能です。

メリット

ユーザー管理を用いたリストビューは、認証を許可されたメールアドレスしかデータにアクセスできません。そのため、よりセキュアな情報の共有が可能になります。

また、1度認証を通過すれば、同じメールアドレスが設定された別のビューや他のToyokumo kintoneAppでも、再度認証する手間なくアクセスが可能です。

デメリット

Toyokumo kintoneApp認証を利用するためには、kViewerのプレミアムコース以上に加入する必要があります。

kViewerのプレミアムコースの料金は月額18,000円（年額216,000円）です。

もし、kintone内の情報を共有する外部ユーザーの数が少ない場合は、機能をフル活用できない場合があります。

そのため、外部に公開する情報は何か、認証機能が必要か、目的を明確にして自社に適した方法を検討しましょう。

Myページとリストビューの比較

ここからは、Myページビューとリストビューを比較します。

※：別途kintoneのスタンダードコース以上（月額1,800円/1ユーザー〜）の契約が必要

利用できるコース・料金

Myページとリストビューを利用するには、kViewerが使用できるよう設定が必要です。

前提として、kViewerを利用するには、kintoneのスタンダード以上のコースを契約する必要があります。

kintoneのスタンダードコース以上の料金は以下のとおりです。

また、Toyokumo kintoneApp認証を活用し、ユーザー管理をするのであれば、kViewerのプレミアムコース以上への加入が必要です。

kViewerのプレミアムコース以上の料金は以下の通りです。

その他の機能に関しても、コースによって違いがあるため、自社に必要な機能を洗い出し、適切なコースを選択しましょう。

セキュリティ

Myページビューとリストビューは、アクセスする際の安全性を異なる方法で確保しています。

Myページビューでは、外部に公開する情報はkintoneアプリ内の必要なレコードのみです。

一方、リストビューは、Toyokumo kintoneApp認証を利用してデータにアクセスできるユーザーを管理します。

認証を許可したメールアドレスのユーザーのみデータへのアクセスが許可されます。また、認証を一度通過すれば、認証付きのフォームやビューをシームレスに行き来できるため、利便性とセキュリティを両立させた運用が可能です。

利用ユーザー数

kViewerの利用条件となるkintoneのスタンダードプランの最小契約ユーザー数は、10ユーザーです。

また、kViewerのToyokumo kintoneApp認証を活用したユーザー管理機能はコースによって登録できるユーザーのアドレスに上限があります。各コースの上限数は以下の通りです。

また、上限ユーザ数を拡張できるオプションもあり、1ビューあたりの認証可能なユーザー数を2,000～10,000件まで増やせます。オプションを追加する場合、月額20,000円〜100,000円の追加費用が必要です。（※10,000件以上の認証をご希望の場合は、別途お問い合わせください。）

プロフェッショナル以上のコースであれば、最短3ヶ月からのお申し込みが可能です。一時的に利用ユーザー数を増やしたい場合は手軽にオプションを追加できます。

kintoneをより便利に使うならToyokumo kintoneApp

「kintoneで貸出管理を行いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
kintoneの基本機能では実現が難しいことも、トヨクモの連携サービスであればさらに便利に活用することができます。Toyokumo kintoneAppでは、Myページビューやユーザー管理を用いたリストビューを実装できるkViewerだけではなく、業務効率を向上できるサービスを全部で6つ提供しています。

ここからは、Toyokumo kintoneAppの各サービスについて紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でもkintoneに直接データを保存できるWebフォーム作成サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

kintoneの情報を共有する際にわざわざデータを移し替える手間もなく、グラフなどの数値情報もそのまま外部に公開することが可能です。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

誰に、いつ、どんなメールを送信したか、受信者がいつ資料をダウンロードしたかなどの情報をログとして確認することもできます。

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の収集・計算・加工を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定しておけば、手動で操作することなく情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げます。

kBackup

kBackupは、kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。kBackupを利用することで、誤って必要なアプリを削除してしまったり、スペースが復旧できなくなったという事態を防げます。

また、大切な顧客情報や添付ファイルのバックアップにも対応しています。

まとめ：Toyokumo kintoneAppでkintoneをより便利に活用しよう

「kintoneで貸出管理を行いたい」「kintoneを活用する幅を増やしたい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。