kintoneの使い勝手はどう?ユーザーの声から向き不向きをチェック

ビジネスアプリ作成クラウドサービスkintone(キントーン)は、幅広い業界・職種での導入が進んでいます。しかし、kintoneの使い勝手は実際にどうなのか、疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、kintoneの機能や使うメリット、向いている人などを、実際のユーザーの声とともに紹介します。
kintoneの導入を検討中の方、kintoneの概要を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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kintoneを使うメリット

場所や人を問わず簡単に使えるkintoneは、業務効率化に大きく貢献します。
以下で、kintoneを使うメリットを見ていきましょう。

ITの知識がなくても使える操作性

通常、業務用のシステムやツールを構築する際、プログラミングやITに精通している人材が不可欠と考えられています。中小規模の企業や団体にとっては、IT人材の不足が業務のIT化や効率化を阻むハードルとなりがちです。

しかし、kintoneを利用する上で、特別な知識やスキルは必要ありません。

kintoneではプログラミングを必要とせず、マウス操作のみで、あらゆる業務や職種に応じたアプリを作成できます。
部署や立場に関わらず、ITの知識がなくても誰でも簡単に操作可能です。

2020年12月時点では、導入担当者の93%が非IT部門です。
これまでIT化が難しかった企業や団体においても、業務の効率化を図れるでしょう。

自分たちの使いたいようにカスタマイズできる

一般的なパッケージソフトやクラウド型の業務ツールでは、あらかじめ機能が固定されており、自社の事情に合わせたカスタマイズが難しい場合もあります。

しかし、kintoneでは自社の業務内容やフローに合わせて、アプリを自由にカスタマイズできます。部署や業務別に100種類以上の豊富なサンプルアプリが存在し、社内で修正・改善が可能です。

顧客案件管理や日報・スケジュール管理、予実管理、お問い合わせ管理、経費申請など、業務に必要なアプリを一定のコストで必要な数だけ作れます。

また、プラグインやJavaScript、API連携などの外部サービスを併せて利用することで、kintoneの機能をさらに拡張できます。

スマホ・タブレットにも対応しており場所を問わず使える

kintoneはPCだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しています。
外出先でデータを確認したり、現場から報告や申請をしたりと、場所を選ばずにリアルタイムで操作できます。

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メンバー間の情報共有・コミュニケーションが活性化する

kintoneには、アプリ内のレコードへのコメント機能や、レコード更新時の通知機能、タスクのリマインド機能があり、社内での情報共有や対応漏れ対策に効果的です。

また、「スペース」と呼ばれる掲示板では、自由に情報を書き込んだり、資料やタスクを共有したりできます。スペース内では議題ごとに「スレッド」を作り、宛先を指定してメッセージを送信することも可能です。

kintoneを社内SNSとして使うことで、社内のコミュニケーションが活性化するでしょう。

kintoneが向いている人・向いていない人

では、実際にkintoneにはどのような人が向いているのでしょうか。
kintoneの利用に向いている人・向いていない人の特徴を紹介します。

向いている人

kintoneはコストを抑えて、様々なシステムを自分で作っていきたい人に向いています。

一つのシステム内で様々な業務を完結させたい

kintoneでは複数のアプリを作成し、アプリ間でデータの共有・連携が可能です。
情報を一元化できるため、同じデータを複数のシステムに何度も登録したり、作業ごとにシステムを切り替えたりする手間がかかりません。
一つのシステムだけを使い、様々な業務を完結させたい方に向いています。

理想のシステムを少しずつ自分で作り上げていきたい

kintoneでは自社の業務内容やフローに応じたシステムを構築できます。

一からアプリを作成できるほか、サンプルアプリをインストールし、中身をカスタマイズすることも可能です。

導入目的や自社が抱える課題をふまえて、理想のシステムを少しずつ自分で作り上げて行きたい方に向いています。

複数ソフトを使用するコストを抑えたい

kintone内では複数のシステムを一箇所で管理できます。

一定の月額料金を支払って利用するため、複数のアプリを作成・運用しても追加料金はかかりません。活用すれば活用するほど、コストパフォーマンスが高まります。

複数ソフトを使用する際にかかるコストを抑えたい方に最適です。

向いていない人

反対に、kintoneは自分でシステムを構築することに気が進まない方や、高度で専門的なシステムを使いたい方には、あまり向いていません。

最初から完成されたものを使いたい人

kintoneは様々な機能を組み合わせて使います。

自社の事情を考慮して使っていくため、自分でシステムを構築したくない場合や、最初から機能が固定されており、完成された状態で使いたい場合は、あまり向いていません。

高度で専門的なシステムを使いたい人

kintoneはあくまで業務改善ツールであるため、特定のサービスに特化した機能が備わっていません。

例えば、レシートの読み取り機能や電子帳簿保存法への対応、金融機関と連携した帳簿の自動仕訳など、本格的な会計機能には未対応です。

また、データ容量や添付ファイルの容量に制限があり、大容量のデータの管理には向いていません。
高度で専門的なシステムを構築したい場合は、特化した別のサービスやツールを使うのがおすすめです。

kintoneの使い勝手に関するユーザーの声

最後に、kintoneを実際に利用したユーザーの声を紹介します。

kintoneで脱エクセル

数千の顧客を一つのエクセルで管理していた企業では、営業に関する全ての情報が一行にまとめられていたため、データが重くファイルが開かなくなったり、計算式のズレが生じたりし、顧客の対応不備が発生していました。

そこで、顧客情報を全てkintoneに集約した結果、高い視認性で対応スピードが向上。案件数も15倍に増加しました。

kintone管理は非IT部門の社員が担当しているものの、アプリをスムーズに作成でき、自身や会社のイメージ通りにカスタマイズできる点が評価されています。

kintoneで業務の見える化

各部署の業務進捗や作業量が分かりづらかった企業では、正確な納期を見積もれず、アナログな工程管理に限界を感じていました。100万円をかけて導入したITシステムも、最初に仕様を固めて構築したために、現場からの日々の要望に応えられず、徐々に使われない存在に。

そこで、現場の業務課題を洗い出し、kintoneで販売管理システムを構築したところ、業務が見える化し、残業ゼロと過去最高の売上を達成しました。

マルチデバイス対応のkintoneにより、社員はそれぞれの作業現場からアクセスでき、IT意識の向上やコミュニケーションの円滑化に繋がっていると評価しています。

kintoneで低コスト&高セキュリティな情報共有

保護者への情報共有を紙のプリントで行っていた小学校では、印刷や配布に手間がかかり、相互のやり取りがスムーズに行われない事態も発生していました。

また、新型コロナウイルスの流行により、情報共有の緊急性が高まる中、kintoneの導入に踏み切ることに。kintoneでは、教職員から各家庭に直接お知らせを配信できるアプリを構築した結果、ペーパーレスを実現し、手続きや連絡にかかる負担を削減できました。

kintoneは手頃な予算で利用でき、情報閲覧範囲を設定することでセキュリティ面も強化できる点を評価しています。

kintoneで誰でも簡単にシステム構築

今回はkintoneのメリットや利用に向いている人、使い勝手に関するユーザーの声を紹介しました。

kintoneはITの知識やスキルを必要とせず、場所に関わらず自由にシステムを構築できます。業務の効率化だけでなく、コストの削減やコミュニケーションの活性化にも効果的です。

少しでもご興味のある方は、お気軽に関連資料をご覧ください。


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