kintone（キントーン）は、プログラミングスキルがなくても、ノーコードで誰でも簡単にアプリ開発ができるクラウドサービスです。kintoneにはビジネスシーンで役立つさまざまな機能が搭載されています。そのひとつがタスク管理です。
今回は、kintoneのタスク管理でできることやメリット、活用事例をご紹介します。
kintoneでできるタスク管理
kintoneでできるタスク管理の例として以下が挙げられます。
- 進捗管理の可視化
- プロジェクトの一元管理
- リアルタイムのコミュニケーション
それぞれについて詳しく解説します。
進捗管理の可視化
kintoneのタスク管理を活用することで、タスクの進捗状況を可視化できます。進捗状況を可視化することで、メンバー間でのスケジュール共有が容易になります。
大きなプロジェクトを確実に達成するためには、タスクを細分化し、ひとつひとつ遂行することが大切です。
進捗管理を可視化することで、プロジェクトを計画通りに進めやすくなるでしょう。
プロジェクトの一元管理
プロジェクトに関連するすべての情報を一元管理できます。複数人で情報やタスクを共有できるため、スムーズな状況把握が可能です。
プロジェクトに関する情報をさまざまな場所に保存していると、データを確認したり更新したりする手間がかかります。kintoneのタスク管理を利用すれば、プロジェクトの情報をスムーズに取得できるため、業務の効率化が可能です。
リアルタイムのコミュニケーション
kintoneは、リアルタイムでコミュニケーションをとることが可能です。なぜなら、作成したアプリ内にはコメント機能があり、そこでやり取りができるためです。メンション機能やリマインダー機能などのコミュニケーションを円滑にする機能も搭載されています。
また、誰がどれだけのタスクを抱えているかがリアルタイムで見えるため、コミュニケーションの齟齬が起きにくいという点もメリットです。「誰かに依頼したいものの相手が忙しかったら悪い」というように気を使うことなく、チーム内で適切に仕事を振り分けられます。
kintoneの基本機能とプラグイン
kintoneのタスク管理には、ベースとなる基本機能に加えて、拡張性をもたらすプラグインが存在します。そこでここからは、基本機能とプラグインそれぞれの概要や特徴をご紹介します。
基本機能でもタスク管理は可能
基本機能でも、十分にタスクは管理できます。なぜなら、kintoneの基本機能には「アプリ」「スレッド」「スペース」の機能が搭載されているためです。
また、基本機能としてアプリ内のデータをcsv出力できます。データをcsv出力するだけであれば、基本機能で十分です。
タスク管理の生産性を高めるプラグイン
アプリにプラグインを導入することで、機能を拡張できます。タスク管理の生産性を高めたい場合や、基本機能では対応していない機能が欲しい場合にはプラグインを利用しましょう。
プラグインには無料のものと有料のものがあります。それぞれで機能が異なるため、必要な機能が得られるプラグインを選びましょう。
無料プラグインでできること
前述の通り、プラグインには無料のものと有料のものがあります。
ここからは、無料プラグインでできる具体的な内容と注意点を詳しく解説します。
基本機能にはない高度なデータ加工が可能
無料プラグインは、インストールするだけで利用できるものや、設定が複雑なものなどが存在します。共通して、どの無料プラグインでも高度なデータ加工が可能です。
基本機能でもデータ加工はできます。しかし、データ加工の可能な範囲に制限があります。しかし、無料プラグインを導入すれば、データ加工を行える範囲を拡張することが可能です。
サポートが十分でない場合もある
サポートが十分に受けられない場合がある点に注意しましょう。
無料プラグインは、高度なデータ加工が可能になり、タスク管理を行いやすくなります。しかし、無料のためサポートが十分ではないケースがあり、使い方が分からない場合やサポートを受けたい場合に自身で解決する必要があります。無料プラグインの機能やサポートに不足を感じたら、有料のプラグインを検討した方がよいでしょう。
有料プラグインのメリット
有料プラグインには、無料版では実現できない機能が多くあります。有料プラグインの具体的なメリットは以下の通りです。
- 機能が充実している
- サポートやアップデートがある
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
機能が充実している
有料プラグインの大きなメリットは、機能が充実していることです。無料版でも高機能なプラグインは存在しますが、有料版の方が機能の充実度が全体的に高い傾向にあります。
使う目的や利用したい機能を洗い出し、無料プラグインでは対応していない機能を利用したい場合は、有料のプラグインを検討した方がよいでしょう。
サポートやアップデート
サポートやアップデートが充実している点も、有料プラグインのメリットです。不安がある場合や操作に悩んだ時に、丁寧なサポートを受けられます。
また、プラグインのアップデートや使用環境の変化に伴う使い方の提案なども受けられます。無料版から有料版へのアップグレードを用意しているベンダーもあるため、必要に応じて有料版へのアップデートを検討することもおすすめです。
おすすめ有料プラグイン
有料プラグインと一言で言っても、さまざまな種類があります。それぞれ機能や特徴が異なるため、利用目的や必要な機能に応じて最適な有料プラグインを選びましょう。
ここからは、おすすめの有料プラグインを4つご紹介します。
KOTEI
KOTEIは、kintoneのテーブルにガントチャートを表示できる有料プラグインです。ドラッグ＆ドロップのシンプルな操作で、プロジェクトの進捗を可視化できます。未着手・未完了のタスクがあればアラートで知らせてくれるため、プロジェクト進行の手助けとなるでしょう。
また、ガントチャート上で担当者や期間を確認するだけでなく、タスクの詳細な情報を吹き出しで追記することができます。
価格は月額10,000円（税抜）、年額98,000円（税抜）です。
KANBAN
KANBANは、kintoneのレコードをかんばん形式で表示できる有料プラグインです。
かんばん方式でタスクを整理でき、横軸のカードの色を自由に設定することができます。
ドラッグ＆ドロップで予定を変更でき、メンバーの追加や変更も可能です。他にも、絞り込み機能や詳細画面でカードを編集する機能などが搭載されています。
直感的な操作でタスク管理ができるため、ITツールに慣れていない方にもおすすめです。
価格は月額10,000円（税抜）、年額98,000円（税抜）です。
krewData
krewDataは、kintoneにおける集計業務に利用できる有料プラグインです。
さまざまなタイミングで集計処理を自動で行えるほか、設定されたタイミング以外でもアプリにレコードが追加されるごとに自動集計処理が可能です。また、Excelの業務データや外部SaaS、基幹システムなど、外部システムとの連携をノンプログラミングで行えます。
価格はスケジュール実行プランが月額12,000円（税抜）、年額120,000円（税抜）。
リアルタイム実行プランが月額18,000円（税抜）、年額180,000円（税抜）です。
kViewer（ケイビューワー）
kViewerは、kintoneアカウントを持っていないユーザーに、kintone内部の情報を外部公開できるサービスです。kViewerを使うことで、kintoneを導入していない他社ともスケジュール共有が可能です。
データをkintone外に移し替える必要なく、外部のユーザーにもkintone内の情報を共有できます。
価格は以下の4つのコースから選択可能です。
- ライトコース：月額6,000円（税抜）
- スタンダードコース：月額9,000円（税抜）
- プレミアムコース：月額15,000円（税抜）
- プロフェッショナルコース：月額24,000円（税抜）
kViewerは30日間の無料お試しが何度でも可能です。
kintone内の情報を手間なく外部へ公開「kViewer」
kintoneを活用したタスク管理事例
kintoneをうまく活用したタスク管理の事例がいくつもあります。そこで最後にタスク管理の事例をご紹介します。
2週間先までの稼働を可視化｜京都リハビリステーション病院
京都リハビリステーション病院では、病院内や病院間での情報共有を目的にFormBridge（フォームブリッジ）、PrintCreator（プリントクリエイター）、kViewer（ケイビューワー）、DataCollect（データコレクト）を活用しています。これらのプラグインを活用することで、複数のアプリからデータを集めて2週間先までの稼働を可視化しました。その結果、業務の効率化に成功しています。
kintone連携サービス活用事例 京都リハビリテーション病院様 : 複数のkintoneアプリからデータを集めて2週間…
kintoneに情報共有システムを集約｜HS情報システムズ
住宅金融分野の情報システムを開発・運用している株式会社HS情報システムズでは、パートナー管理や問い合わせ管理などを目的に、kintoneを導入しました。
kintoneに情報共有システムを集約したことで、帳票作成や確認の工数を大幅削減することに成功しました。従業員の作業負担の軽減や業務の効率化に繋がっています。
kintone連携サービス活用事例 株式会社HS 情報システムズ様 : kintoneに情報共有システムを集約！帳票作成…
手作業だったセミナー管理をkintoneで一括管理｜有限会社矢内石油
燃料事業や住宅リフォーム事業を行っている有限会社矢内石油では、顧客管理や問い合わせ管理、発注管理、請求書管理を目的にkintoneを導入しています。kintoneを導入したことで、これまで手作業で行っていたセミナー管理業務をkintone上で一括管理できるようになりました。その結果、セミナー管理業務の負担が大幅に軽減でき、セミナーの受付がスムーズにできるようになりました。
kintone連携サービス活用事例 有限会社 矢内石油様 : 手作業だったセミナー管理が、申し込みから請求書発行までの一…
タスク管理機能で業務を効率化しよう
kintoneのタスク管理を活用することで、業務の効率化ができます。基本機能には制限があるため、目的や用途に適したプラグインを使うことで、より快適にタスク管理ができます。
また、kintone基本機能でのタスク管理をもっと効率化したい場合は、トヨクモのkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用もぜひご検討ください。
