【テンプレあり】kintoneでの発注管理で業務効率化&ペーパーレスを実現！連携サービスの使い方も紹介

内容が煩雑な一方で正確性も必要な受注・発注管理。紙やExcelで管理していて、入力や転記の際にミスが出たり、担当者が不在の際に状況が把握できなかったり、問題が起こったことはありませんか。今回はkintone（キントーン）と外部連携サービスを使って、受注・発注管理を便利に正確に行う方法を紹介していきます。

kintoneでできる受注・発注管理とは

自由にアプリを作成し、社内外の情報をまとめられるkintone。もちろん受注・発注管理もお手のものです。従来のExcelなどでの管理と比較しながらその強みを見ていきます。

脱Excelでもっとオープンな管理に

kintoneはインターネットがあれば閲覧・編集ができるクラウドサービスであるため、いつでもどこでも情報を更新できます。出張先や別の事業所、在宅からでも、リアルタイムの情報にアクセスできます。kintoneのライセンスを持っている社員であれば誰でも確認ができるので、透明性が高いとも言えます。

Excelで管理していると、保存している会社のPCを開かなければいけなかったり、オンライン共有をしていても最新状態になるまで待たなければいけなかったりといったことが起こりがちですが、kintoneであればその手間が起こりません。

情報を全てkintoneに集めて工数を大幅カット

全ての情報がkintoneに集約されるので、情報が見つからなくなるという心配は不要です。過去の受注・発注内容も簡単に検索して参照したり、複製したりができるので、作業効率も大きく改善できます。

情報が複数のアプリに分かれていたとしても、「ルックアップ」機能で別のアプリから情報を引っ張ってくることができるので、作業に必要な情報を手作業で転記することなく1つのレコードに集約できます。Excelのファイルやブラウザを複数開いて行き来するということも不要になります。

コミュニケーションもkintoneで完結

受注・発注から納品まで、社内でも社外でもコミュニケーションは活発になるはず。社内でのコミュニケーションは、レコード内はもちろん、レコードにつけられるコメントも活用できます。メンション機能を使えば、直接情報を届けたい人に通知を送ることができるので、情報の見落としも減るでしょう。

また、kintoneの「スペース」機能を利用することで、関連する従業員を集めて納品までの進捗確認ができます。ゲストスペースという機能や、外部連携サービスである「kViewer」を使用すれば、社外の人に向けても情報共有ができるので、kintoneを活用して全てのやりとりを完結することも可能です。

kintoneで受注・発注管理を行う方法

kintoneでどのように受注・発注管理を行っていくのか、具体的に事例を見ていきましょう。受注・発注アプリに使えそうなテンプレートもありますが、今回は1から作成していきます。また、受注・発注と合わせて「見積」「請求」についてもkintoneで管理するという場合も多いと思いますが、これらの入力項目は似たものが多いので、先に作成したアプリを複製して手直ししていくというのがおすすめです。

マスタアプリを作成する

顧客情報・仕入先情報や、製品情報については複数のアプリで参照する可能性があるため、マスタアプリを作っておくのが便利です。kintone内には下記のようなテンプレートアプリがあるので、そのまま使っても、カスタマイズして使ってもいいでしょう。

受注・発注管理アプリに必要な項目を選んで設定

受注・発注管理アプリでは、更新情報がわかるように、「作成日時」「更新日時」「作成者」「更新者」などの項目を入れておくのがおすすめです。デフォルトで自動入力になっているので、入力漏れやミスも起きずに済みます。

進捗が一目で分かるように、ラジオボタンやドロップダウンの形式でステータスを選べるようにしておくと良いでしょう。プラグインを使用して、ステータスごとに色付けがされるようにすると、一覧にしたときにより見やすくなります。

計算する必要がある箇所は特にミスが出やすいので、自動計算の設定をしておくようにします。簡単な四則計算であれば、設定画面からExcelの関数のような形で設定ができます。

受注・発注管理アプリにマスタの情報を紐付ける

先程紹介したマスタに入力した顧客情報を「ルックアップ」機能を使って参照するように設定します。転記の必要がなくなり、大きく作業効率を上げられるポイントです。上の例であれば、顧客番号を入力すれば「関連レコード一覧」の部分に連絡先などの情報が、一瞬で転記されます。受注内容に不明な点があれば、すぐに連絡するというアクションに移ることができます。顧客番号は「取得」のボタンから検索もかけられるので、覚えていなくても問題ありません。

同様に製品情報も、製品マスタから参照できるようにします。こちらも製品番号だけでなく、製品名・単価の情報も一緒に表示させたいので、製品番号の項目の詳細でそのように設定します。小計は先ほど計算を組んであるので、実質製品番号と個数を入力するだけで、この表が出来上がります。kintoneには自動反映の便利な機能がたくさんあるので、できるだけ手数をかけずに登録ができるアプリの初期設定が重要です。

kintone×トヨクモ製品で発注管理をさらにカンタンに

上記のような受注・発注管理アプリは、メールやFAXなどで取引先から連絡があったものを従業員がkintoneにレコード登録する場合を想定していますが、外部連携サービスを利用すれば、レコードの登録から帳票の出力まで一元的に管理ができます。

トヨクモが提供する「FormBridge（フォームブリッジ）」「kViewer（ケイビューワー）」「PrintCreator（プリントクリエイター）」を組み合わせた事例を見ていきましょう。

FormBridgeは、Webフォームを作成し、フォームに入力された情報を自動でkintoneに反映できるサービスです。Webフォームはkintoneのライセンスのない人でも入力ができます。kViewerは、kintoneのレコードに既に登録されている情報を、kintoneのライセンスなしで外部から閲覧できるサービスです。PrintCreatorは、kintoneに登録された内容をPDFの帳票に出力できるサービスです。

(事例1) FormBridge × kViewer で発注先と共同で納期管理

発注先に発注をかけたのち、受領内容と出荷予定日などの情報を入力してもらうFormBridgeのフォームを用意しておきます。発注先が入力した情報はkintoneに自動反映されるので、自社の担当者はレコード上でその内容を確認できます。FormBridge、kViewerはkintoneライセンスが不要なので、発注先のkintone導入有無は関係ありません。kintoneに登録された情報はkViewerで公開できるので、受領状況や過去の発注履歴も発注先に共有できます。この情報をもとに請求・支払対応なども行えるので、発注先との情報の齟齬を防ぐことができます。

(事例2) kViewer × PrintCreatorで発注元への請求対応まで

自社が受注する側の場合には、FormBridgeやその他の手段で承った受注内容をkViewerで発注元に開示し、確認をとったり、出荷予定日を伝達したりができます。内容に問題がなければ、PrintCreatorで請求書をすぐに発行できます。kViewerでは開示する情報を指定できるので、出荷までの進捗管理などの内部的に使用している項目は表示させないことが可能です。PrintCreatorでは、PDFのフォーマットがあれば、自由にkintone内の情報をレイアウトできるので、自社で既にフォーマットがあるという場合はもちろん、取引先にフォーマットを指定された場合でも、スムーズな対応が可能です。

【テンプレ付き】kintoneと連携サービス「FormBridge」×「kViewer」を用いた注文フォーム

設定テンプレートはこちらからダウンロードできます▶️

【テンプレートの内容】
・【kintone】商品マスタ
・【kintone】注文管理
・【FormBridge】注文管理フォーム
・【kViewer】外部公開API

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FormBridgeとkViewerの連携で、kintoneで管理している商品マスタを引用して、フォームから回答ができます。

kintoneで受注・発注管理をミスなくスムーズに！

取引先や取り扱う製品が増えるごとに、コミュニケーション方法や情報の蓄積先も増えていってしまいがちな受注・発注業務。

これを機に、kintoneで一元管理を実現してみませんか。連携サービスも用いれば、管理フローをより明確にできます。

既存の方法からの移行で最初は手間取るかもしれませんが、恒常的に生まれてしまっているミスや工数の量を考慮すれば、すぐに「元が取れる」結果が現れるはずです。

kintoneでは必要な項目に変更が生じた際にもすぐに修正・改善ができるので、さらなる利便性を追求しつつ、新しい案件にも柔軟に対応していくことができます。ぜひkintoneでの受注・発注管理を検討してみてください。