kintoneの議事録管理に役立つプラグイン6選｜よくある課題や選び方も

ExcelやWordで議事録を管理する際に、ファイルの共有や検索に手間を感じたことはありませんか。こうした問題はkintone（キントーン）を活用することで解消でき、より効率的に議事録を作成・管理できるようになります。

「kintoneで議事録を管理する方法は？」「kintoneの議事録管理をより便利にする方法は？」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、ExcelやWordでの議事録管理でよくある課題と、kintoneの議事録管理に役立つプラグインや選び方について解説します。

議事録をExcelやWordで管理する上でのよくある課題

議事録をExcelやWordで管理する際に、以下のような課題が挙げられます。

• ファイルの共有に手間がかかる
• 複数ファイルを横断して検索できない
• 閲覧履歴をチェックできない

ここでは、それぞれの課題について詳しく解説します。

ファイルの共有に手間がかかる

議事録を会議の参加者以外に共有することもあるでしょう。Wordの議事録はローカルファイルとなるので、メールなどで共有する必要があります。

そのため、議事録をすぐに共有したい場合に、Wordの議事録では手間がかかるという点が課題の1つとして挙げられます。

複数ファイルを横断して検索できない

議事録をWordで作成する際は、1つの会議につき1つのファイルを作成するのが一般的です。そのため、複数回にわたる議事録の内容を検索するには、ファイルを一つずつ開いて探す必要があります。

議事録を整理しておかなければ、さまざまなファイルが散在し、情報を探すのに苦労するおそれもあるでしょう。

閲覧履歴をチェックできない

Wordはローカルファイルなので、ダウンロードして開くものです。個人のパソコンにダウンロードされたWordの閲覧状況を管理者が把握するのは難しいという課題もあります。

Wordで議事録を管理すると、誰が議事録を閲覧したかをチェックできません。

このように、Wordでの議事録作成・管理は、共有・検索・閲覧履歴の把握に課題があります。これらの課題を解消するにはどうすればよいのでしょうか。

議事録管理にはkintoneがおすすめ

議事録を作成・管理する際は、kintoneの活用がおすすめです。kintoneは、ノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリを構築するクラウドサービスです。

kintoneには複数のサンプルアプリが用意されており、議事録管理に便利なアプリも備わっています。また、プラグインを組み合わせてカスタマイズしたり、1から自社に合った形でアプリを構築することも可能です。

過去の議事録を横断した検索や閲覧履歴のチェックもスムーズに行えるので、議事録の管理を効率良く行えるでしょう。

議事録管理に使えるkintoneのサンプルアプリは以下の2つがあります。

議事録管理アプリ

議事録管理アプリは打ち合わせの議事録を共有するサンプルアプリです。

議事録だけでなく、会議の資料も添付できるので、事前に資料の共有をしたり、後から資料を検索したりすることができます。

「参加者」「通知先」に設定すると、議事録を作成・更新した際に自動で通知されるようになっているため、リアルタイムで情報を共有可能です。

質問や進捗報告などもコメント欄に集約できるため、大量のメールに埋もれる心配もなく、後から資料を探すのも気軽に行えます。

日報アプリ

日報アプリは、日々の業務内容や報告事項、所感などを記載するアプリです。記録だけでなく、後からの振り返りやメンバー間のコミュニケーションにも活用できます。

コメント欄を使って、日報へのフィードバックや内容についてのディスカッションを行ったり、キーワード検索ですばやく情報を探すことも可能。振り返りや業務の引継ぎにも役立ちます。

インターネットに接続できれば日報に登録・閲覧できるので、スマホやタブレットなどのモバイル端末があれば、外出先からもアプリを操作できます。

kintoneの議事録管理に役立つプラグイン・連携サービス6つ

ここからは、kintoneの議事録管理に役立つ連携サービスやプラグインを紹介します。

1. Toyokumo kintoneApp

Toyokumo kintoneAppは、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービスです。トヨクモの連携サービスでは、以下6つのサービスが提供されています。

kintoneの基本機能では、ライセンスのないユーザーがkintone内の情報を閲覧・追加・編集することはできません。

そこで、トヨクモの連携サービス「kViewer」を導入することで、kintone内に保管されている議事録データを手間なく外部に公開できるようになります。

社外はもちろん、kintoneライセンスのない社内のメンバーに打ち合わせ内容を共有したい場合にも、データをWordに移し替える必要がなくなります。

■kViewerの料金プラン

※料金は全て税別表示

また、議事録の内容をPDFや帳票として出力したい場合は「PrintCreator」、議事録を含むkintone上のデータをバックアップしておきたい場合は「kBackup」のように、連携ツール同士を連携させることでさらに便利に活用できます。

2. Front Agent

Front Agentは、Umee Technologies株式会社が提供するkintoneのプラグインです。

オンライン会議や電話、対面での会話を録音するだけで、様々な解析付きの音声議事録を自動でkintoneアプリに登録することができます。

kintoneの顧客情報と同期させれば、新規顧客は自動で追加、既存顧客は対応状況の自動更新を行えるため、顧客管理と活動報告をシームレスに行えるのもメリットです。

3. くりかえしPlus

くりかえしPlusは、kintoneで定期的な予定レコードを一括で生成するプラグインです。

定例ミーティングの議事録を作成する際に、毎回レコードを作成するのは手間がかかるうえに、抜け漏れなどのミスが生じることがあります。

くりかえしPlusを導入することによって、週次・月次ミーティングの議事録など、定期的なレコードを一括で作成できるのがメリットです。

4. 定例レコード一括生成プラグイン

定例レコード一括生成プラグインは、くりかえしPlusと同様に、定例ミーティングの議事録を作成する場合に活用できるプラグインです。

毎月○日や毎週○曜日、第2週の○曜日などの条件設定も可能なので、自社のミーティングの頻度に合わせて柔軟に対応できます。

5. レコード同時編集確認プラグイン

レコード同時編集確認プラグインは、株式会社TISが提供する、議事録アプリのレコードの同時編集を防ぐプラグインです。

kintoneのレコードを複数のユーザーが同時編集すると、「レコードを再読み込みしてください。編集中のユーザーがいます。」と表示されることがあります。

このような場合に、他のユーザーが編集中であれば、編集前に確認メッセージを表示してくれるため、同時に編集することを避けられます。

6. 既読チェックプラグイン

kintoneの基本機能には、レコードの閲覧履歴をチェックする機能が備わっていません。

既読チェックプラグインを利用することで、レコードの閲覧履歴をチェックできるようになるため、誰がどの議事録を確認したかを把握できるようになります。

また、自分が見ていないレコードを簡単に把握したり、とくに読んでほしい重要なレコードは背景色を変更し、分かりやすく知らせることが可能です。

kintoneの議事録管理に活用するプラグインの選び方

kintoneの議事録管理に活用するプラグインは、以下をポイントに選定しましょう。

• さまざまな用途に利用できるか
• サポート体制は充実しているか
• 費用対効果は適切か

ここでは、それぞれの選び方について順に解説します。

さまざまな用途に利用できるか

プラグインが提供する機能は、議事録管理だけでなく、他の業務にも活用できるかをチェックしましょう。

議事録管理のほかに、ワークフローの自動化やデータの可視化など、幅広い用途に適用できるプラグインであれば、業務改善に役立ちます。

1つのプラグインで複数の業務を改善できれば、業務アプリの開発やカスタマイズをスムーズに行えるうえに、費用対効果を向上させられるでしょう。

サポート体制は充実しているか

プラグインを導入した際に問題が発生した場合、適切なサポートが受けられるかどうかも重要です。

開発元や販売元が提供するサポート体制やFAQ、コミュニティなどが充実しているかどうかを確認しましょう。

また、問題解決までのレスポンスタイムも重要な要素です。電話やメール、Web会議など、どのようなサポート形態であるかも同時にチェックしておくといいでしょう。

費用対効果は適切か

プラグインの価格設定やライセンスが、自社の予算やニーズに合致しているかどうかを検討しましょう。

価格と機能のバランスが良く、適切な費用対効果が得られるかどうかを判断することが大切です。

また、将来的なアップデートや新機能の追加に伴う追加料金なども考慮すると良いでしょう。

まとめ

「議事録管理の効率を上げたい」「kintoneの議事録管理をもっと便利にしたい」とお考えの方は、kintoneおよびkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。