どんな業種でも課題の一つとなるのが、業務効率。日々の業務効率を上げるために、どのような対策を行っていますか。従業員あたりやプロジェクトあたりの工数を算出して改善を図っている企業さまも多いと思いますが、その工程こそ効率良く行いたいですよね。
今回はkintone（キントーン）アプリを用いた工数管理について紹介していきます。
kintoneでできる工数管理とは
売上管理・予算管理・経費申請など、さまざまな業務を一括で担えるkintoneアプリですが、工数管理においても活用可能です。
工数管理に適したアプリが存在する
工数管理については2つサンプルアプリがあります。それが、「製造業作業工数管理アプリ」と「SE工数管理日報アプリ」です。項目をそのまま使うことはもちろん、雛形を編集して自由にカスタマイズできるので、どちらか形式が合いそうな方を選んで、自社向けに改造すると便利です。
▼製造業作業工数管理アプリ
▼SE工数管理日報アプリ
どちらも工数の合計などは自動で計算されるようになっています。レコードの入力画面と設定画面が完全に分かれているので、入力者が関数やマクロを誤って壊してしまうといったようなExcelで起こりがちなミスも起こりません。
自社に適したアプリを自由に作成できる
Excelや他のアプリのテンプレートに手を加えることもできます。もし既にExcelで工数管理を行っているという場合には、Excelファイルを読み込めばkintone移行をスムーズに行うことができるでしょう。
はじめから作成するという場合でも、簡単にマウスのドラッグ＆ドロップでアプリ開発ができます。下記のように左側の項目から必要事項を選び、表示したい位置にマウスで移動させます。詳細設定を開けば、計算式や単位なども細かく設定できます。
クラウド型である強み
kintoneはクラウドサービスなので、いつでもどこでもレコードの登録や編集ができるというのが大きな利点です。紙やExcelの記入だと、会社でしか入力ができないという場合もあると思いますが、kintoneならその制約がありません。出先や別の事業所からでも、スマートフォン・タブレットからも入力・確認ができます。
また、共同編集がしやすいというのもポイントです。Excelでも共同編集できますが、人の情報を上書きしてしまいどれが最新の情報か分からなくなったり、誰がいつ編集したのか分かりづらかったりすることがあると思います。kintoneではレコードの変更履歴が自動で記録されていて、間違いがあれば過去のバージョンに復元することも可能です。
工数管理以外にも様々な用途でkintoneを活用できる
もし工数管理のためにkintoneを導入しようと考えている企業様は、ぜひ工数管理以外の機能も何が使えるか検討してみてください。日常業務の中で、大きく工数を省くことができる活用方法が見つかるはずです。
また、既にkintoneを導入している企業様であれば、既存のアプリをうまく活用したり、連携できないか考えたりするのも効率アップのひとつになります。既に日報などで数値が提出されている場合には、それを1つに集約して計算したり、グラフ化したりすることで効率化に向けた改善点や基準点が見えてくるでしょう。
kintoneで上手に工数管理をするコツ
いざkitoneを使って業務効率を上げていこうとするときに、気をつけるべき点も挙げておきたいと思います。
機能はシンプルにし多くのアプリを作りすぎない
kintoneでアプリを作るときによくしてしまうのが、項目をたくさん入れすぎてしまったり、似たようなアプリをたくさん作りすぎてしまったりすること。もともと業務効率改善のための情報収集だったのに、工数がかなりかかっていた・・となっては元も子もありません。必要な情報に絞り、二度手間が発生しないようにし、項目やアプリは最低限作るように心がけることが大切です。
また、頻繁に必要になる情報はマスタのアプリを作って必ずそこから参照するようにする、外部連携サービスを使って自動で計算できるようにするなどの工夫も、効率の良い管理のために有用です。
コストを考える
また、コストも考えるべきポイントです。kintoneの標準機能では、kintoneのライセンスを持っている人のみがレコードを作成・編集できるため、もともとライセンスを持っている従業員の工数管理を行う場合には問題ありませんが、そうでない従業員の管理をする場合は、その分のライセンス発行料金を考慮する必要があります。
もしくは、ライセンスなしでも登録・開示ができるように外部サービスやプラグインを導入するといったこともできます。入力する人数、項目などを踏まえて、どのように運用すれば一番コストがかからないか比較検討し、最適の方法を選びましょう。
kintone×トヨクモの連携サービスで工数管理
トヨクモが提供しているkintoneの外部連携サービスを活用すれば、よりkintoneでの工数管理を利便性良く行うことができます。活用方法は様々ありますが、今回は「FormBridge（フォームブリッジ）」と「kViewer（ケイビューワー）」の2つのサービスと連携した場合を紹介します。
FormBridgeは、Webフォームを作成し、そこに入力された情報を自動でkintoneに反映できるサービスです。Webフォームはkintoneのライセンスのない人でも入力ができます。
kViewerは、kintoneのレコードに既に登録されている情報を、kintoneのライセンスなしで外部から閲覧できるサービスです。
この2つと工数管理アプリを連携すれば、kintoneライセンスを持たない従業員を多く抱えている企業さまでも、スマートフォンやタブレットから日報を登録してもらうことができます。入力だけでなく、開示もすることで、具体的な効率アップに向けた相談や業務指示もできるでしょう。
FormBridgeもkViewerも、表示させる項目はそれぞれのプラットフォーム内で変更ができるので、kintoneのレコードから取捨選択して表示させることができます。役職や業種ごとに入力項目が異なる場合は、内容を変更して発行すれば、誤解やミスも防げるでしょう。
kViewerは公開範囲や公開期日を設定できるので、こちらも限られた役職の人に対してのみ公開したり、月毎に表示内容を切り替えたりすることもできます。どちらも作成方法はkintoneと同じくマウスでのドラッグ＆ドロップで感覚的に行うことができるので、プログラミングなどの特別な知識は不要です。
工数管理はkintoneにお任せ！連携サービスを使ってより便利に
効率の良い業務運営は、効率の良い工数管理から。煩雑な情報収集や数値の算出もkintoneに任せれば効率良く行えます。アプリ開発の専門的な知識がなくても、感覚的にアプリのカスタマイズができるので、自社に適した工数管理アプリを作成し、運用できます。クラウドサービスなので、いつでもどこでも情報にアクセスすることはもちろん、アプリごとに細かな設定が可能なので、これまでExcelの管理で困っていたデータの破損や転記ミスといったことも起こりません。
運用対象や方法によっては、FormBridgeやkViewerなどの外部連携サービスを用いて行うと、従業員のkintoneのラインセンスの有無に関係なく、情報の集計から開示まで利便性高く実施できます。ぜひあわせて導入を検討してみてください。
