kintoneは社内SNSとして活用できる?おすすめの連携サービスも紹介

社内SNSを導入することで、部署や拠点をまたいだ円滑なコミュニケーションが可能になります。kintone(キントーン)には、豊富なコミュニケーション機能が備わっているため、社内SNSや組織SNSとして十分に賄えるでしょう。

「kintoneは社内SNSや社内ポータルとして使える?」「kintoneのコミュニケーション機能やできることを知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、kintoneは社内SNSとして活用できるかについてや、コミュニケーション機能の特徴、社内SNSとして使う際の注意点について解説します。

kintoneは社内SNSとして使える?

kintoneは、誰でも気軽に業務アプリを作れるクラウドサービスです。kintoneは「コミュニケーション機能」が充実しているため、社内SNSとしての活用も可能です。

業務にかかわる情報共有から、1対1の会話、近況報告や感想、雑談などのつぶやきまで幅広いシーンで活用でき、社内のコミュニケーションが活性化します。

それぞれの機能について、詳しくは後述しますが、社内のコミュニケーションや情報共有をよりスムーズに行える機能が豊富に備わっています。

kintoneのコミュニケーション機能の特徴

ここからは、kintoneのコミュニケーション機能について紹介します。社内SNSとして使える主なコミュニケーション機能は以下の通りです。

  • スペース
  • コメント
  • ピープル
  • スレッド
  • ゲストスペース
  • コミュニケーション用アプリ

それぞれの特徴について順に解説します。

スペース

スペースは、タスクやプロジェクトを進行する際に必要なやり取りを集客できる場のことです。たとえば、テーマごとに掲示板を作成したり、Wikiのように情報を蓄積したりすることができます。

また、スペースに加入するメンバーを選んだり、公開範囲を柔軟に設定できるので、メンバー間のコミュニケーションや情報共有が円滑になります。

コメント

kintoneのアプリでは、レコードに対してコメントやメモを書き込む機能があります。

レコードのデータに紐づいたコミュニケーションを取ることによって、アプリ内に情報を集約できるのがメリットです。

コメントでは、各ユーザーや組織を宛先に指定すると、宛先のユーザーに通知されます。

ピープル

ピープルは、ユーザーのプロフィールの確認や、考え・アイデアなどの投稿を行えるスペースです。ピープルの一覧には、kintoneユーザーが一覧で表示されます。

ピープルの画面上部では、ユーザーのプロフィールを確認できます。ユーザーをフォローすることで、ピープルに投稿があったときに通知を受け取ることが可能です。

業務に役立つ豆知識や、悩み・気づきの共有、近況報告など、業務に関することからプライベートな内容まで投稿できるので、社内SNSとしてもぴったりです。

スレッド

スレッドは、メンバー間でコミュニケーションや情報共有を行える機能です。1つのスペースにおいて、複数の話題やトピックが発生することもあるでしょう。

このような場合に、スレッドを話題ごとに分けることで、スペース内のコミュニケーションを整理できます。

スペースにアクセスできる全てのユーザーがスレッドを追加可能です。スレッド上でコメントを書き込んだり、宛先を指定してコメントを通知させることもできます。

ゲストスペース

ゲストスペースは、自社のkintoneユーザー以外の人がゲストとして参加できるスペースです。たとえば、顧客や取引先、協力会社など、社外の人を「ゲストユーザー」として招待できます。

ゲストユーザーは、招待されたゲストスペース内でスレッドの閲覧・投稿、スペース内アプリを利用することが可能です。

1対1のコミュニケーションによる情報の属人化や連絡漏れをなくし、複数企業間でのコミュニケーションを効率化できます。

また、社内の環境と分離することで、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えて、企業間で安全に情報共有を行えるのもメリットです。

コミュニケーション用アプリ

kintoneのサンプルアプリを利用すれば、社内SNSのようにコミュニケーションを取ることができます。コミュニケーションに役立つサンプルアプリの例は以下の通りです。

日報 日々の業務内容、報告事項、所感などを記録・情報共有できるアプリ
お知らせ配信 お知らせ内容を記載し、通知のカテゴリや通知先を選択するとkintoneでお知らせの通知を行えるアプリ
目安箱 社内のちょっとした「気づき」や「アイデア」を集められるアプリ
FAQ 社内のよくある質問と回答をFAQ形式で登録できるアプリ
質問受付 チームメンバーからの質問を受付、タスクを管理するアプリ
イベント・フェアカレンダー 展示会や社内の重要イベントなどの日程をカレンダー形式で共有できるアプリ
飲み会日程調整 飲み会の日程調整を行えるアプリ

これらのアプリを活用したり組み合わせることによって、社内SNSとしてkintoneを運用できるでしょう。

kintoneを社内SNSとして使う際の注意点

kintoneを社内SNSとして活用する際には、注意すべき点があります。

kintoneの基本機能では、kintoneライセンスを持たないユーザーがkintone内の情報を閲覧したり、編集したりすることができません。つまり、kintoneを社内SNSとして使うためには、社員分のkintoneライセンスが必要になるということです。

kintoneを利用する際には、1ユーザーごとに月額1,500円の利用料がかかるため、社員が多いほど利用料がかかります。

そのため、コストを抑えてkintoneを運用するには、kintoneの連携サービスやプラグインを導入するのがおすすめです。

社内外問わず、kintoneライセンスを持たないユーザーもkintone内の情報を閲覧・追加・編集できるようになるなど、便利な機能が充実しています。

社内SNSならkintone×トヨクモ連携サービスがおすすめ

kintoneは基本機能のまま利用しても便利ですが、連携サービスやプラグインを導入することでより利便性を向上させることができます。

導入時におすすめしたいのが、トヨクモ株式会社が提供するkintone連携サービス連携サービス「Toyokumo kintoneApp」です。

Toyokumo kintoneAppでは、以下の連携サービスを提供しています。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できる
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする

ここでは、それぞれのサービスの特徴や機能について紹介します。

FormBridge

FormBridgeは、kintoneアカウントがない人でも、kintoneに直接データを保存できるWebフォームを作成する連携サービスです。

kintoneの基本機能における「ライセンスを持たないユーザーは情報を登録できない」という問題を解消できます。

また、FormBridgeで作成したフォームは、kintoneに直接データが保存されるため、転記の必要がなく、業務効率化や入力ミス・漏れの削減ができるのがメリットです。

kViewer

kViewerは、kintone内の情報を手間なく外部に公開できる連携サービスです。kintoneアカウントを持たないユーザーにも簡単にkintone内の情報を公開できます。

公開範囲を設定することもできるので、社外秘の情報が漏洩するリスクを抑えつつ、社外の人に資料やデータを気軽に共有できるようになります。

kMailer

kMailerは、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動・手動・予約で送れるサービスです。

kintoneで管理している顧客に向けて一斉送信や、kintoneからのテキスト引用などを行ったり、誰にいつどんなメールを送信したかなどのログを確認することもできます。

普段社内で使っているメールアドレスからメールを送信するため、新たにメールサーバーやメールアドレスを用意する必要はありません。

PrintCreator

PrintCreatorは、kintoneに登録されている社名や金額などの情報を活用して、マウスのみで簡単に帳票が作成できる帳票出力サービスです。

現在使用している見積書や請求書などをPDFファイルでPrintCreatorにアップロードすれば、マウス操作のみで簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリの複数レコードを一括で出力できるので、複数社の請求書や月報を簡単に印刷できるのもメリットです。

DataCollect

DataCollectは、関数を利用した計算や複数アプリ間の集計を可能にし、kintoneが苦手とする予実管理や在庫引き当てを実現できるサービスです。

Excelと同じ感覚で複数のアプリから情報の集計や計算が可能で、スケジュール設定による自動実行やリアルタイム更新などにも対応しています。

事前に設定することで、手動で操作しなくても情報を自動で収集・計算できるので、情報の集計漏れや更新忘れを防げるのもメリットです。

Excelなどの表計算ソフトに慣れている方はもちろん、IT初心者の方でも操作しやすいのが特徴です。

kBackup

kBackupは、kintone内のデータを別環境にバックアップできるサービスです。

kintoneの基本機能では、kintone上のすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。

kBackupを利用することで、大切な顧客情報やメール開封ログ、ファイルダウンロードログの取得・保持を行うことができます。

まとめ

「kintone上で社内SNSを構築したい」「社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にしたい」とお考えの方は、kintoneおよびトヨクモのkintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。

トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。

トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。

FormBridge kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できる
PrintCreator kintoneアプリのデータをPDFで出力できる
kViewer kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できる
kMailer kintoneアプリのデータを引用してメール送信できる
DataCollect 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できる
kBackup kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップする

悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。

 


⭐️トヨクモ kintone連携サービスのおすすめポイント⭐️
・kintone標準機能ではできない業務改善を実現
・カンタン・低コストで運用可能
・kintone1ドメインにつき1契約でOK
・10,000契約以上の実績・信頼
・30日間の無料お試しは何度でも可能