採用活動を行っていると、日ごとに蓄積されていく求人応募者の情報管理が大変です。
しかし、既にkintone（キントーン）を使用しているのであれば、kintone内で効率的に求人票の作成・情報開示が可能となります。
そこで本記事では、人材業界でkintoneを使うメリットや、連携サービス「kViewer」を用いてkintoneライセンスを持たない人に情報を開示する方法を紹介します。
求人票をWeb上で公開したいとお考えの方、kintoneで求職者管理を効率化させたい方は、ぜひ参考にしてください。
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人材業界でkintoneが活用されている
kintoneではビジネスアプリを簡単に開発し、あらゆる業界・職種において、業務効率化を図れます。人材業界においても、kintoneは積極的に活用されています。
以下で、採用管理におけるkintoneの具体的な活用方法を紹介します。
求人応募者情報の管理
複数の求人媒体を利用するほど、誰にいつどこまで連絡したか、履歴書やポートフォリオなどの提出書類がどこにあるのかなど、採用活動の状況が不透明な事態に陥りがちです。
しかし、kintoneでは個人情報やエントリーシート、面接・選考履歴、入社後の配属や研修まで、それぞれのフローで散財しがちな情報を一元管理できます。
必要な情報をすぐに見つけられ、採用業務がスムーズになります。
役割分担の可視化
従来、採用に関する社内の連絡は口頭やチャットで行われる傾向がありますが、一部の採用担当者を除き、上長や現場は採用活動状況を把握できていない事態が起こりえます。
そこで、kintoneで採用活動記録アプリを作ることで、応募者の一覧情報や選考プロセスを確認できるようになります。アプリの登録状況やステータスに応じて「履歴書送付依頼」や「面接日程連絡」など、次に行うべきアクションを自動で通知することも可能です。
メンション機能で対応を依頼したい特定の人に連絡したり、公開範囲を柔軟に設定してチームに必要な情報を集約したりと、採用活動における役割分担を可視化できます。
採用媒体の効果分析
応募者の情報と応募後の面接、採否結果などを合わせて管理することで、採用媒体ごとの効果分析も可能です。例えば、各媒体に対する今期の課金額を比較したり、媒体ごとの応募者数や採用者数を比較することで、課金の効果を検討したり、応募者の年齢別集計を見て求人内容を見直したりできます。
また、アプリに蓄積されたデータを集計し、リアルタイムにグラフに反映するレポート機能を使えば、日々の採用活動を可視化し、さらなるアップデートに繋げられます。
『kViewer』で求人応募者一人ひとりに情報開示ができる
原則、kintone内に蓄積されたデータや情報は、kintoneのライセンスユーザーしか閲覧できません。
しかし、kintone連携サービス「kViewer」を使うことで、ライセンスを持たないユーザーにもkintone内の情報の閲覧権限を付与できます。
企業ホームページ上で求人票を外部公開したり、求職者一人ひとりの入力情報を開示したり、スムーズなやり取りが可能です。
kViewerとは
kViewerとは、kintone内のデータや情報を外部に公開できるサービスです。
kViewerではリストビュー・カードビュー・セグメントビュー・グラフビュー・高度なグラフビュー・カレンダービュー・ダッシュボードビュー・Myページビューの全8種類のビューをプログラミング不要で作成できます。
ビューは自由にレイアウトし、kintone内の情報を検索する検索フォームを設置したり、アクセスするブラウザの言語（日本語・英語・中国語）に切り替えて表示させたりできます。
また、メールアドレスやIPアドレスを用いてビューへのアクセスを制限できるほか、公開期間を設定することも可能です。
kViewerで作成したビューを通じ、kintoneライセンスを持たない人でもkintone内の情報を見られるようになります。外部公開の際は、逐一データを移し替える手間がかかりません。
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kintoneで求人票を作成しkViewerで外部公開
求人応募の情報管理においてもkViewerが活躍します。
kintoneで作成した求人票をもとに、kViewerのビューを公開します。
公開したビューは自動でiframe用の埋め込みコードが生成されるため、Webページ内のhtmlコードに埋め込めば、企業のホームページや採用ページに簡単に表示できます。
求職者一人ひとりの入力情報をkViewerで開示しやり取り削減
kViewerのMyページビューでは、1つのレコードごとに個別のURLが生成されます。
それぞれのURLを配布すれば、特定のデータのみを見せられます。
求職者の情報が蓄積されたkintoneアプリも、Myページビューを作成することで、求職者一人ひとりのレコードごとにURLが生成されます。
全ての求職者に個別のURLを共有すれば、本人の情報のみを閲覧し、フォームブリッジとの連携で、必要に応じて編集してもらうことも可能です。
情報の変更や採用活動のやり取りがスムーズになり、管理者の業務負担も減るでしょう。
フォームブリッジ×kViewerで応募フォームも作成できる
フォームブリッジとは、kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できるサービスです。ノンプログラミングで、お問い合わせフォームやお申し込みフォーム、アンケートフォーム、Web試験フォームなどを簡単に作れます。
kintoneライセンスを持たない人に、kintoneに直接情報を登録してほしい時に役立ちます。
採用活動においても、フォームブリッジで応募フォームを作成し、kViewerで外部公開することで、全ての応募者の情報を自動的にkintoneに蓄積できます。管理者が応募者の情報を入力する手間がかからず、採用活動の効率化に繋がるでしょう。
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kViewerでkintone内の情報を自由自在に公開
今回は人材業界でのkintoneの活用例や、連携サービス「kViewer」を用いて、kintoneライセンスを持たない人に情報を開示する方法を紹介しました。
kViewerでは、公開するデータや情報に応じて、リストやグラフ、カレンダーなど豊富な表示形式を選べます。求人票の掲載はもちろん、お知らせや社員情報の公開、よくあるお問い合わせの共有などにも有効的です。
kintoneをすでにお使いの方で、kintone内の情報を外部でも活用したいとお考えの場合は、ぜひお気軽にkViewerの無料お試しをご利用ください。
