毎月Excelで請求・入金管理を行っていると、入力漏れやミスが生じたり、お客様からの入金管理が煩雑になってしまっているケースが起こることは珍しくありません。
担当者の中には、「kintoneを使って入金管理はできるのか」「自社の入金管理や請求管理の業務を効率化したい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
本記事では、kintoneで入金管理するメリットやおすすめの連携サービス、請求・入金管理の事例などを紹介するので、ぜひ参考にしてください。
紙やエクセルで入金管理する上での問題
従来の紙やExcelでの入金管理では、情報が散在しやすいのがデメリットです。入金管理や請求書発行、取引先への催促などを手動で行う必要があるため、ミスや入金漏れが発生しやすいと言えます。
近年では、これらの問題を解決するために、kintoneを使った入金管理が注目されています。
kintoneでは、売上や請求、入金などの情報をすべて一元管理できるので、集計作業が自動化され、作業効率が大幅に上がるでしょう。また、手動で管理する際にどうしても起こりがちなミスや漏れのリスクも抑えられます。
kintoneで入金管理するメリット
kintoneで入金管理するメリットとして、以下の4点が挙げられます。
- 情報を一元管理できる
- 集計や分析の手間を削減できる
- 状況を一目で確認できる
- 入金漏れを減らせる
ここでは、それぞれのメリットについて順に解説します。
情報を一元管理できる
kintoneで入金管理をすることで、入金情報や請求書情報、取引先情報などをまとめて一元管理できます。
Excelや紙での管理では、複数のファイルにまたがって情報が保存されているため、必要な情報を見つけるのに時間がかかることも。
一方、kintoneの一元管理では、必要な情報をすぐに探し出せるため、請求書発行や入金確認などの作業を大幅に効率化できます。
業務効率化だけでなく、情報の抜け漏れや重複、入力ミスなどのリスクを減らし、スムーズな入金管理を実現できるでしょう。
集計や分析の手間を削減できる
集計や分析機能が充実していることもkintoneの特徴です。
Excelや紙で管理する際は、集計や分析作業を手動で行う必要があります。そのため、時間がかかったり、計算ミスが発生したりすることも珍しくありません。
ですが、kintoneであれば請求金額や入金日などのデータを自動的に集計し、グラフや表でわかりやすく表示することができます。入金状況を簡単に把握できるので、集計や分析にかかる時間を減らしつつ、効率的に集計や分析を行うことができるでしょう。
状況を一目で確認できる
kintoneにはダッシュボード機能があるため、入金状況をリアルタイムで把握できます。
Excelで入金状況を確認すると、最新の情報を確認するのに時間がかかったり、見落としや対応漏れが発生する可能性が否めません。
その点、kintoneは未入金の取引先や入金期日が近い取引先を一目で確認できるため、万が一問題が発生した場合にも、早期の対応が可能になります。
また、入金状況をリアルタイムで把握して確認できるため、取引先のステータスごとに早期対応できるのもメリットです。
入金漏れを減らせる
kintoneには、入金予定日を自動で設定する機能や、未入金の取引先の担当者に自動でリマインダーメールを送信できる機能が備わっています。
そのため、取引先の入金漏れを減らし、リマインドを送信する手間や連絡対応にかかるコストを削減できる点もメリットです。
入金予定日や未入金の取引先の管理を手動で行う場合、入金漏れが発生したり、対応が遅れたりするリスクもあるでしょう。kintoneを導入して入金管理を自動化することで、入金漏れを減らすことができます。
kintoneで入金管理する際に役立つサンプルアプリ 
kintoneでの入金管理に役立つサンプルアプリが、受注した後のお客様からの請求・入金を管理する「受注・売上管理」です。
「受注・売上管理」では、受注前の見積日や見積もり金額を記載することで、取引先や見積もり内容、金額をリストにして共有できます。
受注した後は、請求金額や予定日、入金日と金額を登録することで、取引先の入金ステータスを一目で確認することが可能です。
未入金のものは絞り込みによって抽出したり、今月請求する必要がある企業の一覧を表示できるので、請求漏れの防止にもつながります。
kintoneの入金管理に役立つ連携サービス・プラグイン
ここからは、kintoneの入金管理に役立つ連携サービス・プラグインを紹介します。
kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」には、入金管理に役立つサービスが豊富に備わっています。kintoneと連携させることで、より便利に入金管理を行えるでしょう。
特におすすめな連携サービスは以下の3つです。
- DataCollect：複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス
- PrintCreator：kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス
- kMailer：kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス
DataCollect
DataCollect（データコレクト）は、関数を利用した計算やアプリ間の集計を簡単に実現できるサービスです。
kintoneは、複数のアプリをまたいだ集計はできません。DataCollectを導入することで、複数アプリ間のデータ集計・計算が可能で、毎日の集計作業を自動化できます。
たとえば、請求・入金管理のアプリと予実管理、在庫管理など、複数のアプリにわたる情報を収集・分析することで、柔軟な分析が可能です。
PrintCreator
PrintCreator（プリントクリエイター）は、kintoneに登録されている情報を参照して、簡単に帳票を作成できるサービスです。大量に請求書を発行する際にも、1クリックで一括出力できます。
自社のフォーマットに合わせて、PDFファイル形式の請求書レイアウトをPrintCreatorに読み込み設定するだけで、請求書を作成・発行できます。
請求書以外にも見積書や契約書、納品書などあらゆる帳票に対応しているのもメリットです。
kMailer
kMailer（ケイメーラー）は、kintone上で管理するメールアドレスに請求書を自動送信できるサービスです。
kintone内のデータを自動引用したメールを自動・予約・手動で送れるので、宛先や内容の誤り、送り忘れのリスクを防げます。また、テキストメールだけでなくHTMLメールにも対応しているのもメリットです。
たとえば、DataCollectやPrintCreatorと合わせてkMailerを導入することで、入金管理から請求書発行・印刷、請求書の送付までを自動化できます。
kintone×トヨクモ連携サービスを活用した入金・請求管理の事例
ここからは、kintone×トヨクモ連携サービスの入金管理・請求管理の事例を紹介します。
1. TEPCOホームテック株式会社様
TEPCOホームテック株式会社様では、kintoneと連携サービスで見積書を自動計算・協力会社自身で発行することを実現しました。
kintoneとkMailerを連携させ、サービスを利用するお客様に、利用料をメールで配信しています。
kintoneアプリで管理している利用料の情報をそのまま引用して送付でき、開封ログの確認もkintoneアプリ上で行えます。kMailerを導入することで、コストの削減やミスの防止につながったとのことです。
TEPCOホームテック株式会社様の導入事例はこちら
kintone連携サービス活用事例 TEPCOホームテック株式会社様 : kintoneと連携サービスで見積書を自動計算…
2. 株式会社エディマート様
株式会社エディマート様では、kintoneとトヨクモ連携サービスで請求書業務を自動化することで、業務時間を10分の1に削減することに成功しました。
従来は売上管理や請求書の発行をExcelで行っていたものの、情報が煩雑化しているだけでなく、収支分析を満足にできていないという課題がありました。
請求書情報をkintoneに登録し、PrintCreatorでレイアウトを設定、出力ボタンをクリックするだけで請求書の出力を行えるように。
紙で請求書を送らなければならない取引先には、帳票の出力はPrintCreatorを導入することに。毎月4～5時間かかっていた作業が約30分に削減でき、シームレスに業務が進むようになったそうです。
株式会社エディマート様の導入事例はこちら
kintone連携サービス活用事例 株式会社エディマート様 : 請求書業務を自動化することで、業務時間を10分の1に削減…
3. 株式会社シーズコア様
株式会社シーズコア様は、kintone×トヨクモ連携サービスを導入して、大量の請求書発行をワンクリックでできるような仕組みを作り、作業時間が10分の1に短縮しました。
これまで手書きしていた宛名やExcelで1から作っていた請求書や見積書をPrintCreatorで手軽に印刷できるように。
従来はExcelのセルに1から情報を入力していましたが、kintoneなら自動的にデータが入力されるので、コピーミスの防止につながっています。
月末に送る請求書の数がかなり多かったものの、kintoneとPrinCreatorを使うことで作業時間が10分の1に短縮でき、簡単に出力できるようになったとのことです。
株式会社シーズコア様の導入事例はこちら
kintone連携サービス活用事例 株式会社シーズコア様 : 大量の請求書発行をkintoneでワンクリック発行、作業時…
4. アールスリーインスティテュート様
アールスリーインスティテュート様では、kintone×トヨクモ連携サービスで、手作業だった請求書発送の工数を削減することを実現しました。
従来は、請求や見積もりをExcelで管理しており、顧客へメールを送る際は、1通ずつGmailで送っていたため、負担が大きいという課題がありました。
そこでkMailerを導入することで属人化を解消し、請求書を送る業務を自動化することに。未入金などが発生したときに、すぐに状況を把握できるようになったそうです。
請求管理やインサイドセールスにおいて、大きな工数削減やミスの防止を実現しています。
アールスリーインスティテュート様の導入事例はこちら
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kintoneで入金管理するならToyokumo kintoneApp
「kintoneの入金管理をもっと自動化・効率化したい」とお考えの方は、kintone連携サービス「Toyokumo kintoneApp」の利用がおすすめです。
トヨクモのkintone連携サービスは1万契約を突破し、サイボウズのオフィシャルパートナー評価制度においても全製品で受賞と、実績と使いやすさに定評があります。
トヨクモ連携サービスを導入することで、紙の書類を介さず、直接データの書き込みや管理が行えるため、職員の負担軽減や業務効率改善が図れるでしょう。
| FormBridge | kintoneへデータが自動で保存されていくWebフォームを作成できるサービス |
| PrintCreator | kintoneアプリのデータをPDFで出力できるサービス |
| kViewer | kintoneライセンスがない人に、kintoneアプリのデータを共有できるサービス |
| kMailer | kintoneアプリのデータを引用してメール送信できるサービス |
| DataCollect | 複数のkintoneアプリに登録されたデータを集計できるサービス |
| kBackup | kintoneアプリに登録されたデータを安全にバックアップするサービス |
悩みややりたいことに合わせて最適な機能を追加できるので、kintoneと一緒に使いたい便利なサービスをお探しの場合は、30日間無料お試しからぜひ実際の使用感を体感した上でご検討ください。
