kintoneのプロセス管理機能において、現在の作業者を変更することは、円滑なワークフロー運用に欠かせません。
担当者が変更になった場合や処理が滞っている場合など、適切なタイミングで作業者を変更すれば、業務の遅延を防ぐことが可能です。また、チーム全体の効率化を図ることもできます。
そこで本記事では、kintoneで現在の作業者を変更する方法について、詳しく解説します。非表示の方法や注意点も解説しているので、ぜひ参考にしてください。
現在の作業者を変更できるユーザー
現在の作業者を変更できるユーザーは、以下の2種類です。
- cybozu.com共通管理者：kintone内のサービス全体を管理する権限を持つユーザー
- アプリ管理権限を持つユーザー：プロセス管理の設定が有効なアプリのアプリ管理権限を持つユーザー
この2種類以外のユーザーに関しては、現在の作業者を変更する権限を持たないため、注意しましょう。
現在の作業者を変更する方法
次に、現在の作業者を変更する方法を見ていきましょう。現在の作業者を変更する手順は、以下のとおりです。
- 各レコードの現在の作業者を確認
- 画面上部の「現在の作業者を変更」ボタンを押す
- 任意のユーザーを設定
各ステップごとに詳しく解説します。
1.各レコードの現在の作業者を確認
まずは、各レコードの詳細画面にて、現在の作業者を確認します。各レコードの画面上部に表示されるので、変更が必要かどうかチェックしましょう。
2.画面上部の「現在の作業者を変更」ボタンを押す
変更が必要な場合は、現在の作業者が記載されている部分の上部にある「現在の作業者を変更」ボタンを押してください。このボタンは、cybozu.com共通管理者またはアプリ管理権限を持つユーザーにしか表示されない仕組みです。
3.任意のユーザーを設定
最後に、任意のユーザーを設定して完了です。作業者は、複数のユーザーを設定したり、誰も設定されていない状態にしたりすることもできます。
現在の作業者の変更は非常に簡単に行えるので、スムーズに作業を進めるためにも手順をしっかり覚えておきましょう。
現在の作業者を変更する際の注意点
現在の作業者を変更した場合、アクションを実行するためのボタンは設定されている作業者のみに表示されます。そのため、作業者以外のユーザーはアクションが実行できなくなるので注意が必要です。
作業者が設定されていない場合、アクションを実行するためのボタンは全ユーザーに表示されます。作業者はステータスごとに設定できるので、作業内容によってうまく使い分けることが大切です。
また、複数の作業者を設定する場合は、レコードのステータスが変更される条件を決めておく必要があります。「作業者全員のアクションを実行でステータス変更」「前のステータスの作業者が指定したユーザーのアクション実行でステータス変更」などの条件が指定可能です。
まとめ：kintoneの現在の作業者を変更して円滑な運用を
kintoneで現在の作業者を変更することは、ワークフローの円滑な運用にとって非常に重要なポイントです。ただし、むやみに変更すると混乱を招くケースもあるため、作業内容にあわせた変更を意識しましょう。
本記事を参考に適切なタイミングで作業者を変更し、チーム全体の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
