kintone（キントーン）では、企業のあらゆる情報を一元管理できます。だからこそ重要となるのが、情報の保全。使えば使うほど増えていく大切なデータを、きちんとバックアップしておかなければ不安ですよね。
そこで今回は、kintoneの基本機能におけるバックアップの方法と、もっと安全・便利に使うための自動バックアップができるプラグイン・サービスをご紹介します。
kintone標準バックアップでできること、できないこと
kintoneの基本機能では、kintoneに保存しているすべてのデータを一括でバックアップすることはできません。ですが、場合によっては誤って削除してしまったアプリやスペースを復旧できたり、レコードのバックアップを手動でとれたりする方法もあります。以下に、kintone基本機能におけるバックアップ関連のできる・できないをまとめてみました。
・レコードを手動でCSVファイルに書き出してバックアップをとる
・障害時のデータ復旧（1日1回のバックアップ）（誤削除には非対応）
・レコード、アプリの自動・定期バックアップと復元
・リアルタイムのバックアップ
・アプリの一部設定（APIトークン、アクセス権、Slack連携など）の復旧
kintoneの基本機能では、ユーザー自身でアプリやスペースのバックアップをとることはできず、誤削除から14日以内に監査ログから復元するしかありません。また、レコードのバックアップをとるには、定期的に手動でCSVファイルに書き出す必要があります。その手順を確認していきましょう。
アプリ、スペースの復元
kintone基本機能でアプリやスペースをバックアップ、復元するには、アプリIDを特定する必要があります。「削除したアプリ名」、「削除したと思われる日時」、「削除したと思われるユーザー」などの情報を手がかりに、cybozu.com共通管理画面で監査ログから削除してしまったアプリのIDを特定します。
監査ログの「アクション」項目にApp deleteの文字を見つけたら、一番左のインフォメーションアイコンを開いて、アプリIDを確認します。
kintoneポータル画面右上の歯車アイコンから、「kintoneシステム管理」に入って「アプリ・スペースの復旧」ページを開きます。
「アプリID」欄に先ほど確認したアプリIDを入力し、復旧ボタンをクリックします。上から復旧完了のバナーが降りてくれば、復旧完了です。
スペースの復旧も同じ手順で行えます。
ただし、この手順では、アプリの誤削除から14日以上経過している場合や、復旧後のアプリ数がライセンスの上限を超える場合など、一部復旧できない場合もあります。詳細は以下のkintoneヘルプからご確認ください。
レコードのバックアップ
レコードのバックアップは、kintone上にとっておくことはできません。定期的に手動でファイルに書き出し、必要に応じてファイルからアプリにデータを読み込む形になります。
レコード一覧画面右上の歯車アイコンをクリックし、「レコードの書き出し」を開きます。
「先頭行を項目名にする」にチェックが入っていることを確認します。先頭行をしておくと、ファイルからアプリに読み込む際に、フィールドとファイルの項目が自動で紐付けされます。
青枠内のフィールドから、レコードを書き出すフィールドを選び、赤枠のエリアにドラッグ・ドロップします。
文字コード、出力オプションを選択します。
ユーザーや組織、グループを表示名で出力したい場合は、「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れます。「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れずに書き出すと、ユーザーはログイン名、組織、グループはコードで表示されます。
リッチエディターの内容をテキスト形式で出力したい場合は、出力オプションの「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れ、HTML形式で書き出したい場合はチェックを外します。
左上の「書き出す」ボタンをクリックします。
書き出したファイルをダウンロードして保存します。これでファイルの書き出しは完了です。
ファイルに書き出したバックアップデータをアプリに読み込むには、レコード一覧画面右上の歯車アイコンから、「ファイルから読み込む」を開きます。
「参照」ボタンから読み込むファイルを選択します。
アプリのフィールドに対応して読み込むデータの項目を指定します。
左上の「読み込む」ボタンをクリックします。レコード一覧画面を開いて、「ファイルの読み込みが完了しました」と表示されていれば完了です。
基本機能のバックアップは、やや面倒
kintone基本機能でのバックアップ・復元方法を解説しましたが、削除履歴を探して監査ログをつぶさに確認したり、毎回レコードを書き出したりするのは、やっぱり面倒ですよね。
そこでご紹介したいのが、トヨクモが提供する連携サービスの一つ、kBackupです。
kBackupなら、安心の自動バックアップ
kBackupなら、一日一回、自動でリアルタイムバックアップをとることができます（CSVファイルも可）。バックアップを取得する時間は自由に設定でき、終業時刻に設定しておけば、夜間にトラブルが発生してもすぐにデータを復元できます。
また、レコード内に貼り付けた添付ファイルもバックアップできるので、見積書や契約書の紛失も予防。バックアップデータは30日間保存され、指定のタイミングの状態を復元できるので、トラブルの発見が遅れても発生前の状態に復元できます。
自動バックアップの設定手順
一日一回の定期バックアップを設定する手順を解説します。
kBackupを開いたら、下のようなアプリ登録画面が現れるので、バックアップをとりたいアプリの「アプリURL」「アプリ名」と「バックアップ開始時間」をそれぞれ設定します。
バックアップ開始時間は、プルダウンから設定できます。
最後に青い「登録」ボタンをクリックして、kBackupのホーム画面に登録内容が表示されれば設定完了です。２つ目以降のアプリを登録するときには、右上の＋ボタンをクリックするとアプリ登録画面に入れます。
リアルタイムでバックアップをとる手順
一日一回の定期バックアップとは別に、『レコードの追加／レコードの編集／レコードの削除』のタイミングでリアルタイムのバックアップを取得することもできます。
まず、ホーム画面からバックアップをとりたいアプリのアプリ名をクリックし、アプリごとの設定画面に入ります。
リアルタイムバックアップを開き、JavaScriptをダウンロードします。「kintoneの設定」をクリックして、kintoneアプリの設定画面に移動します。
「アップロードして追加」から、先ほどダウンロードしたJavaScriptをアップロードします。「保存」をクリックして設定完了です。
kBackupの詳しい利用方法は、公式HPからご確認いただけます。
定期的にバックアップをとって安心安全な運用を
今回は、kintone標準機能でのバックアップ方法と、もっと手軽に、安全にデータ管理を行うための連携サービス、kBackupをご紹介しました。
kBackupは、30日間の無料お試しが可能です。ぜひ、ご検討ください。
kintoneのバックアップなら「kBuckup」
kintoneアプリに登録したデータが消えてしまった際に備えて、データ保全をするためのサービスです。登録されたデータと添付ファイルを自動的にバックアップし、バックアップデータを管理します。
