アンケートや問い合わせ、ウェビナー申し込みや採用管理など、業務でフォームを活用する機会は多くあります。しかし、自社で1からフォームを作成するには時間も費用も労力もかかります。
そのため、Googleが提供する「Googleフォーム」を活用されている方や会社も多いのではないでしょうか。
この記事では、サイボウズ社が提供しているクラウドサービス「kintone（キントーン）」を利用中の方に向けて、「Googleフォーム」と、kintone連携サービス「フォームブリッジ」の違いを解説します。2つのサービスにどういった違いがあるのか、それぞれのメリット・デメリットは何なのか、初心者の方にも分かりやすいよう丁寧に解説します。
「今はGoogleフォームを使っているけど、フォームブリッジの導入を考えている」
「Googleフォームと比較したフォームブリッジのメリット・デメリットを知りたい」
という方の参考になれば幸いです。
アンケート収集にはGoogleフォームの利用が便利
Googleフォームは、Googleが提供しているフォーム作成ツールです。Googleアカウントさえあれば誰でも利用でき、アンケートやお問い合わせ、投票やキャンペーンへの応募など、幅広い場面で活用されています。
それでは、Googleフォームを活用する具体的なメリットを見ていきましょう。
コストがかからない
Googleフォームは、Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できます。Googleドライブの容量内であればいくつでもフォームが作成でき、費用がかかることはありません。
フォームに費用を割けない場合にも、気軽に使うことができます。
操作がシンプル
Googleフォームは操作がシンプルで、マニュアルなしで作れるほど簡単です。普段からインターネットを利用している人であれば、プログラミングなどの特別な知識がなくても基本的な機能は使いこなすことができるでしょう。
操作はシンプルなものの、
- 記述式
- チェックボックス式
- ラジオボタン式
- プルダウン式
などの回答形式に対応しており、複数の回答形式を組み合わせることも可能です。少しの工夫でさまざまな場面に対応することができます。
収集した情報がスプレッドシートに自動反映される
Googleフォームに入力された情報は、フォーム内で集計されます。集計された内容は、簡単な設定を行うことで、Googleのサービスである「スプレッドシート」に自動的に反映させられます。
スプレッドシートを利用することで、集計したデータの確認や分析が容易になります。エクセルにエクスポートすることもできるため、データをより効果的にビジネスに活用することができるでしょう。
Googleフォームを使用するデメリット
一方で、Googleフォームの使用にはデメリットも存在します。どんなデメリットが存在するのか、確認していきましょう。
デザインのカスタマイズができない
Googleフォームには何種類かのデフォルトのデザインが用意されており、フォームを作成する際は、好みのデザインを選んでから細かな部分をカスタマイズします。
カスタマイズは「色を変える」「画像を挿入する」程度で制限が多く、全ての箇所を自在に変更・調整できる訳ではありません。そのため、完成したフォームにはどうしても「Googleフォーム感」が出てしまいます。
フォームに記入する立場からは「これはGoogleフォームだな」というのが分かってしまうため、人によっては「手抜きである」「オリジナリティに欠ける」と感じる可能性もないとは言えません。
フォームの作成に時間がかかる
Googleフォームはシンプルで使いやすい反面、目的に沿ったテンプレートの数が限られています。
- 採用のためのエントリーフォーム
- セミナー実施後のアンケートフォーム
- お問い合わせフォーム
など、フォームを使用する目的はさまざまだと思いますが、目的に合致するテンプレートがない場合は、1からフォームを作成することになります。
テンプレートを参考にしながら微調整するのに比べて、1から質問項目を考えフォームを作成するにはどうしても手間と時間がかかってしまいます。
自動返信メールを送るハードルが高い
Googleフォームに回答した人に対して、自動返信メールを送る方法は3つあります。
- Googleフォームの画面から直接設定する
- Googleフォームの拡張機能（アドオン）を利用する
- Google App Script（GAS）を使う
1つ目の「Googleフォームの画面から直接設定する」場合、回答者に送信できる内容は「フォームに回答した内容のコピー」のみです。メールの件名や本文もカスタマイズできないため、この機能を使える場面は限られています。
2つ目の「Googleフォームの拡張機能（アドオン）を利用する」方法に関しては、多くの回答に返信するためには有料となる場合が多いこと、また拡張機能には英語のものも多いことから、人によってはハードルが高いと言えます。（※「拡張機能（アドオン）」とは、Googleが提供するツールの機能を補完・拡張するためのプラグインです。インストールすることで利用できます。）
3つ目の「Google App Scriptを使う」に関してはコードの知識が必要となるため、こちらも知識のある人がチームにいない場合には活用のハードルが少し高くなってしまうでしょう。
Google Driveの容量制限の影響を受ける
Googleフォームの回答データはGoogleドライブに保存されます。Googleドライブの無料プランの容量は15GBに限られており、沢山のフォームを作成したり、回答にファイルを添付させたりする場合、容量が不足することが考えられます。
但し、有料で容量を追加することが可能です。
kintoneを利用している場合、集計内容を転記する手間が発生する
kintone（キントーン）とは、サイボウズ株式会社が提供しているクラウドサービスです。必要なアプリを作成し、自社に最適な業務システムを構築することができます。
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もしすでにkintoneを利用している場合、Googleフォームを使用した際の集計結果は、kintoneに転記する必要が生じます。具体的には「集計結果をCSVファイルでダウンロードし、データの形を整えてkintoneへインポートする」というような作業が必要です。
このようにして転記する際、転記の過程でミスが発生してしまう場合があるほか、作業そのものにもある程度の手間が掛かってしまいます。
フォームやデータの量が少なく、目視や手動でのチェックを十分に行うことができる場合は問題ありませんが、大量のフォームやデータを扱う際は注意が必要です。kintoneを利用しながら、Googleフォームとの併用によって転記などの手間が増えてしまうのはもったいないと言えるでしょう。
kintoneユーザーなら「フォームブリッジ」を活用しよう
kintone連携サービス「フォームブリッジ」であれば、これまでに述べたGoogleフォームのデメリットを解消し、より効率的にアンケートを行ったり、採用活動における情報収集をしたりすることが可能になります。
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以下、kintone連携サービス「フォームブリッジ」を活用するメリットを見てみましょう。
カスタマイズ性が高い
kintone連携サービス「フォームブリッジ」はカスタマイズ性が高いのが特徴です。マウス操作のみで、
- 複数ページにわたる「ステップフォーム」
- 質問への回答によってそれ以降の内容が変化する「条件分岐フォーム」
- フォームのレイアウトを自在にデザインする「フォームの横並びレイアウト」
など、さまざまな高度なフォームを柔軟に作成することが可能です。
また、ヘッダーに自社ロゴを入れる、画像を埋め込む、CSSカスタマイズする等、自社だけのオリジナルデザインに変更することが可能です。
フォームの作成数に上限がない
kintone連携サービス「フォームブリッジ」では、フォームの作成数に上限がありません。大量のフォームが必要な場合でも、費用を気にせず利用できます。
また「フォームブリッジ」では、1ファイルあたり10MBまでのファイルを添付することが可能です。また、1フォームあたりの容量制限がないため、顧客や就職志望者からさまざまなデータを送付してもらうことが可能です。
自動返信メール機能が付いている
「フォームブリッジ」のスタンダードコース以上には「自動返信メール」の機能が付帯しています。自動返信メール機能とは、フォームに入力されたメールアドレスに対して、設定された内容を自動で返信する機能です。
さらにプレミアムコースには、kintoneアカウントを持っていないユーザーから投稿があった際に、投稿内容をメールで受け取れる「管理者通知メール」機能もあります。
kintoneの連携サービスであるFormBridge（フォームブリッジ）には、高機能なフォームを簡単に作成できるだけでなく、問い合わせ対応を自動化する自動返信メール機能も搭載されています。 自動返信メール機能を活用すれば、顧客からの[…]
多言語対応
kintone連携サービス「フォームブリッジ」のスタンダードコース以上では、多言語設定（日本語・英語・中国語）も可能です。フォーム内の文章を、ユーザーのブラウザの言語設定に応じて変更できるだけでなく、フォームのタイトルや完了画面のメッセージを言語に応じてカスタマイズすることができます。
さらに、エラーメッセージなども選択した言語で表示されます。
言語ごとにフォームを作成する必要がなく、1つのフォームで日本語・英語・中国語に対応することができるため、管理が効率的に行えます。それぞれの言語で別々のフォームを管理する場合に比べて、手間なく運用が行えるでしょう。
初めまして！！ 今回が初ブログとなります、矢野と申します。 簡単に自己紹介をさせて頂きますと、趣味はサッカー観戦です！特に、chelseaの大ファンで、シーズン中は毎週欠かさず観戦しています！ あまり上手な文章ではないかも[…]
公開期間の設定
kintone連携サービス「フォームブリッジ」のプレミアムコース以上では、作成したフォームの公開期間を設定することが可能です。キャンペーンや採用活動など、回答期間に期限を設けたい際に、便利に活用できる機能です。
kintoneユーザーならフォームブリッジを活用しよう
無料で簡単に利用できるGoogleフォームは便利なツールですが、デザインのカスタマイズ性が低い、自動返信メールを送信するにはコードの知識が必要になる等の弱点もあります。また、普段からkintoneを活用されている方にとっては、手間がかかる上にミスも発生しがちな「データの転記作業」が発生してしまいます。
kintone連携サービス「フォームブリッジ」を活用すると、顧客やユーザーが入力した情報をkintoneへ移管する作業が必要なくなります。すでにkintoneを活用されている方であれば、操作にも違和感なく、スムーズに導入していただけるでしょう。
上述した以外にも、フォームブリッジは「スマホ・タブレット端末対応」「スマホ専用のレイアウトを作成可能」「回答数の制限を設定可能」「複数のkintoneアプリに同時にデータ登録が可能」など、業務をサポートするさまざまな機能があります。
「業務で多くのフォームを活用する必要がある」「Googleフォームを利用しているが、不便に感じている」という方は、ぜひ一度kintone連携サービス「フォームブリッジ」の導入を検討してみてください。
