トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2024」は、25以上のkintone+トヨクモ製品の活用例を大公開する年に一度のオンライン+リアルイベントです。
2024年のテーマは「きっと、もっと好きになる、kintone」で、さまざまな業界で活躍中のユーザーからkintone+トヨクモ製品の便利な使い方をご紹介いただきました。
今回は、有限会社光成工業 工程管理部 畠山成光氏に語っていただきました。
自己紹介／会社紹介
皆さん、こんにちは！本日は、「スモールスタートでもOK トヨクモ×kintone連携」のテーマで発表させていただきます。
はじめに自己紹介です。私、有限会社光成工業の畠山成光と申します。2023年度のkintone Awardでは北海道・東北エリアの代表として登壇させていただきました。
私が勤める光成工業は、創業45年の製造業です。所在地は岩手県一関市になりまして、現在社員は約100名ほどとなっております。
私たちは、鉄でモノづくりをする会社です。主要製品は物流用の台車、産業用の棚となっています。特徴として、受注の半数以上が新規案件ということが挙げられます。
kintone連携サービス導入のハードル
トヨクモのkintone連携サービスは全部で6つあり、それぞれ素晴らしいツールですが、特にサービス同士の連携が熱くなっています。
すべてのサービスを連携させた事例は、これまでたくさんの方が発信されてきました。どれも素晴らしい内容で、私たちもいずれはできたらと思っております。
ただ、以下のような理由で、検討はしているものの導入まで踏み込めていない方もたくさんいるはずです。
- 月額費用の発生が痛い（費用）
- 費用対効果を出すまでの時間が心配（時間）
- 構築する担い手をどうするのか（人員）
私たちも同じように考えていました。ですが、検討中の皆さん、安心してください！スモールスタートでもいいのです。
トヨクモ製品の導入状況
私たちが現在活用しているトヨクモのkintone連携サービスは、kBackupとFormBridgeの2つです。どちらもスタンダードコースでの契約になります。
kBackupは2022年2月、FormBridgeは2023年12月に導入いたしました。
ここからお話しさせていただく事例紹介を通じて、スタンダードコースでもスモールスタートを切るのに申し分ない恩恵をしっかり感じられるということをお伝えいたします。
kBackupの導入事例
早速ですが、kBackupの導入に至った経緯と活用について説明いたします。
kBackupの導入経緯
はじめに、私たちは2019年にkintoneを導入し、日報を起点にスタートさせました。
そこから各種申請案件、案件管理、発注業務など、ほとんどの業務をアプリに移行することができました。もはやkintoneは、私たちの業務に欠かせない存在になったのです。
しかしながら、改善が進みkintone内のデータの価値がどんどん上がっていったことで、製品や顧客情報を損失するリスクを考えるようになりました。
さらに、データ損失以外にも対策が必要なことが出てきました。それは、kintoneが緊急メンテナンスなどで使いたいときに使えなくなる場合の対処方法です。
kintoneは非常に信頼度の高いサービスですが、システムである以上、定期的なメンテナンスは必須となります。この考えに至ったことで、私たちはkBackupの導入を決めました。
kBackupの活用事例
ここからは活用方法についてお話しさせていただきます。はじめに、下記の画像をご覧ください。
こちらはkBackupの設定画面になります。ここで「ぐっと」くるポイントになるのですが、画面内に「CSVを生成」という項目があります。
なんと、cybozu.comがメンテナンス中でも、ここからCSV出力が可能です。しかも、ライトコースでも使える標準機能になります。
そうなると、メンテナンスとバックアップ時間が重なったとき、どのような挙動をするのか疑問に持たれると思います。
実はkBackupは非常にお利口さんで、メンテナンスが終わるまで待ってくれて、メンテナンス終了後からバックアップを始めてくれるのです。この機能が付いていると安心感が違います。
スタンダードコースを選択した理由
次に、スタンダードコースに決めた要因についてお話しいたします。
データの損失について考えました。kintoneでは、条件付きでアプリやスペースを復元できます。ただし、レコードを削除したものに関しては、復元ができません。
また、kintoneアプリで添付ファイルのバックアップを行うことは、非常に大変だと言われております。
私たちは受注の半数以上が新規案件で、その資料を残すために添付ファイルのバックアップが必須となっています。
そのため、添付ファイルにも対応しているスタンダードコースを選択いたしました。
使い方も非常にシンプルで、アプリと紐付けをするだけでバックアップしてくれます。
kBackupは、アプリやレコードの復元ができるだけでなく、データを守るための機能も十分に備わっているのです。ライトコースで導入した場合でも十分に効果が見込めると思います。
FromBridgeの導入事例
続いてFormBridgeの活用事例を2つご紹介させていただきます。
FormBridgeはkintone AWARDで他の登壇者の事例に感銘を受けて導入を決め、イベント開催から翌月には契約をしておりました。
それでは、見積り業務とイベントの2種類でご説明いたします。
活用事例1.見積り業務
はじめに、見積り業務におけるFromBridgeの活用事例についてお話しさせていただきます。
FormBridge導入前のフロー
これまでの見積り業務では、依頼をメールや口頭で受け、営業が自分のタイミングでkintoneに入力していました。
新規の見積り案件が来た場合、必ず社内で図面を作成する必要があるのですが、kintoneに案件登録をしないと作図が進められません。
営業が外出中の場合、案件登録ができないロスタイムが発生してしまいます。また、口頭でのやり取りが原因となり、登録されたデータの情報が不足しているといった事態も発生していました。
これまでのフローだと、設計が作業を始めるまでにかなりの時間を要していたのです。
FormBridgeで見積りフォームを作成
FormBridgeを使って見積り依頼のフォームを作成いたしました。
下記画像の通り、基本的には必要なフィールドを配置しているだけのシンプルな構造となっています。
ここでプチ工夫ポイントです。条件分岐を活用して、製品ごとに必要なフィールドの表示・非表示を切り替えるように調整しました。
これにより、お客様の負担を最小限にしつつ、作図に必要な情報がすべて揃うようになりました。
下記は、実際に見積り依頼フォームを通してkintoneに登録されたレコードの詳細画面になります。
情報が揃うことで、営業が外出中でも作図を進められるようになりました。文字結合・計算式・採番については、kintoneの基本機能でまかなっております。
見積りのレスポンスが早くなっただけではなく、営業の入力負荷を軽減し、顧客との関係性がより密になった活用事例でした。
なお、kintoneを活用したプチ工夫ポイントになるのですが、作成したFormBridgeの管理として、リンク先・連携先の情報をkintoneアプリにまとめています。
全社員がFormBridgeの設定画面を見れるわけではないため、どのような状況になっているのか、どの企業が関わっているのかを共有できるようにしています。
活用事例2.イベント運営
当社では、リアル脱出ゲームなど、年間10回ほどさまざまな社内イベントを行っております。FormBridgeを導入してからは、イベント後のアンケートフォームとして活躍しています。
そして最近では、社外にアピールするためのツールとしても活用中です。それでは、FormBridgeで作成した謎解きフォーマット「キントーンの夜」についてご紹介いたします。
「キントーンの夜」では社内イベントで生まれたキャラクター『傀儡の怪人 カトゥーヒサ』を起用しています。
プロローグから始まり、ステップフォームを使って5つの謎に挑戦可能です。こちらはモバイル向けの画面で構成しております。
はじめにニックネームを入力し画面をスクロールしていくと、「NEXT kinjoy」というボタンが出現します。このボタンを押すことで次のステップに進むことができます。
ボタンの文言は標準機能の多言語設定から自由にカスタマイズできます。個人的に「ぐっと」くるポイントです。
続いて謎解きでは、問題文から連想できる文字を1文字目から3文字目までそれぞれドロップダウンから選択します。それぞれの文字を選択し、画面をスクロールしていくと「解答確認」という項目が出てきます。
ここでファイナルアンサーを選択するとカトゥーヒサが出現し、正解かどうかを教えてくれるという問題の途中で答え合わせができるフォームにしてみました。
ここでプチ工夫ポイントです。条件分岐を使い、答え合わせの機能として活用しております。
文字列を条件に加えることができなかったため、解答フィールドはドロップダウンとラジオボタンで構成しております。なお、正解時の条件は1つですが、不正解のパターンは7つ作成しました。
最後に回答完了画面についてです。初期設定では「ご回答ありがとうございます！」と表示されますが、私たちはカスタマイズしてYouTubeの動画を埋め込みました。
FormBridgeの回答完了画面の設定で「HTML形式で入力する」にチェックを入れることで、自由度の高い画面を作り出すことができます。
難しいことは何もしていません。YouTubeから埋め込み用のアドレスをコピー&ペーストしただけで作成できました。
FormBridgeのJavaScriptカスタマイズはプレミアムコースからになりますが、スタンダードコースでもこのようにいろいろと設定できることをぜひ知っていただきたいです。
まとめ
まとめになります。大切なのは、まず知ることです。これが本当のスモールスタートになります。
トヨクモ製品をご検討中の方は、無料お試しはもちろんのこと、トヨクモ フェスをはじめとしてたくさんの活用事例が溢れていますので、ぜひチェックしてみてください。
私たちも絶賛スモールスタートの真っ最中です。次は、kViewerの導入を目指して業務改善を進めていきます！本日はありがとうございました。
