トヨクモ製品で作るチーム意識！助け合いで生まれた業務改善事例

トヨクモが主催する「トヨクモ kintone フェス 2024」のリアルイベントで開催されたコンテスト「トヨクモALIVE」のセッションをご紹介します。

今回は、株式会社プロダクション・エース 制作部 鹿野内春奈氏にご登壇いただきました。

自己紹介／会社概要

プロダクション・エースの鹿野内です。本日は、「CREATIVE『創り出す』を日常にするとわくわくするおはなし」というタイトルでお話しさせていただきます。

まずは、簡単な自己紹介と会社概要です。私、「かのってぃ」という名前でXやnoteなどいろいろやっております。話したい人見知りなので、皆さんぜひ話しかけてください。

プロダクション・エースは、声優タレントのマネジメントを行っている会社で、私は制作部に所属しております。また、総務経理部の経営管理（バックオフィス）も少しだけ担当しております。

そして、去年の2023年、kintone hiveに登壇いたしました。本日はkintone hiveで話した内容から始めていこうと思います。

入所オーディション受付業務の改善事例

当社では、声優養成部の演技研究所で新人声優の育成や発掘をしております。

ありがたいことに入所したいという方がたくさんいまして、入所オーディションの受付業務をしております。

改善前の受付業務

下記の画像は改善前のフローになるのですが、これまでWebから申し込んでいただいたら、この手の数だけ作業をしていました。

何回も何回もクリックして、メールを送り続けてといった作業で、かなりの苦行でした。さらに、メールを送ったものをExcelの受付台帳に転記するという業務もしていました。

経験のある方も多いと思いますが、Excelに何かを転記するとき、何回も何回もクリックが発生します。それはもう腱鞘炎になるほどでした。

FormBridge&kMailerでシステム化

そこで、FormBridgeとkMailerを活用し、以下のように受付業務を改善しました。

FormBridgeとkMailerを組み合わせて、FormBridgeのフォームから入ってきたものをkMailerで出すという形にしたんですね。

その結果、さっきたくさんあった手の数が減って、皆さんの時間や作業負担を削減することに成功しました。

メールの本文はフィールドを引用するので、これまでやっていたコピー&ペーストによる転記作業もありません。コピペミスの防止につながりました。

業務改善で変わった社内状況

ここまでがkintone hiveで話した内容になりまして、ここから先がALIVEのポイントになります。
これまでの社内状況
入所オーディションの受付業務が改善される前、社内の皆さんにとって以下のことが重荷になっていました。

• 確実性
• 作業分量
• コミュニケーション

たくさんのメールを間違えずに1個1個送る必要があったんですね。

「自分がやるべきことがたくさんある」「たくさんのメールを確実に送らないといけない」ということで、とても他の部署には目がいかない状況でした。

チームになる動きが活発化

受付業務のフローを改善したことで、「絶対に間違えないようにたくさんのメールを送る」という確実性・作業分量の部分をトヨクモ製品に任せられるようになりました。

その結果何が起きたかと言うと、コミュニケーションに全振りできるようになりました。これが非常にいいことで、そうなると人の目線が変わるんですよね。

どう目線が変わったかですが、これまで目の前の仕事に精一杯で他を見る余裕がなかった状況から、他の部署が困ってるかもしれないと気付けるようになりました。

そうしたら、チームになるという動きが社内で生まれてきたんです。これは私の中で思わぬ副産物でした。

チームで生まれた改善事例

それでは、チームになる動きが生まれたことで実現した業務改善事例を2つご紹介します。

事例1.健康状態の確認業務

コロナ感染時の健康状態を確認する業務があったのですが、すべて電話やメールで確認していて非常に大変でした。

隣の部署の人が見かねて、「その業務、フォームにした方がいいんじゃないですか？」と言われたことで作成したのが下記画像のフォームです。

フォームに入力された情報がデータとして直接kintoneに入るので、kintoneの中で管理ができるようになりました。

以前は口頭で伝えてホワイトボードに書いて共有していましたが、kintoneを見るだけで誰がいつ感染していつまで来てはいけないのかがすぐに分かるようになったんです。

フォームを設けた結果、作業が楽になり、電話とメールの数も圧倒的に減りました。

事例2.ライブイベントの順位投票

当社では、養成所でライブイベントをしておりまして、そのライブに順位投票を設けています。

改善前は、順位投票を以下のような方法で実施していました。

• よかったと思う人に挙手制で投票してもらい、目視で確認
• メールで投票してもらい、あとから集計

最初の挙手制については数え間違いが発生していて良くないと思ったので、メールでの投票に変えてみました。そうしたら、あとからの集計になったことでライブ感がなくなってしまいました。

この状況を他の部署の人が見ていて、「それFormBridgeでできませんか？」と声をかけられたことで完成したのが以下のフォームです。

ブロックごとに良かった人を聞くのと同時に、イベントについてのアンケートも一緒に取れるようにしました。即時集計、感想共有が実現したということで、もういいことしかなかったんですね。

業務の当事者は自分たちがやってきた方法があるので発想できなかったのですが、このように隣の部署で見てた人たちが助け舟を出せるようになりました。

まとめ

kintoneは単体だとなかなか上手くできないこともあると思います。でも、そこにトヨクモ製品を組み合わせたらチームとして動くようになります。

さっきは人がチームになりましたが、kintoneやトヨクモ製品もチームとして動くようになるんですね。

1つの製品では、1人の力では「ALIVE」できないかもしれませんが、人と人、製品と製品、kintoneとトヨクモ製品を組み合わせたチームで生まれたものが”発想”でした。

発想ってALIVEの近道だと思いませんか？なので、ぜひ皆さんもトヨクモ製品を使って生まれたコミュニケーションで隣の部署を覗いて見てください。

そこに、発想とか今までできなかったことがあるかもしれません。隣の部署は何をやってるのかなって少しでも見てもらえたら嬉しいです。

発表は以上になります。本日はありがとうございました。

質疑応答

司会：今回、チームでコミュニケーションを取りながら仕事ができるようになったということで、こちら発表内で副産物と仰っていましたが、思わぬ嬉しい効果になったんですね。

鹿野内氏：そうなんです。FormBridgeとかkMailerとかを使っていく上で、システム的な工夫はたくさんあると思うのですが、それに留まらずチームへの意識にも刺激があったのは印象的でした。

司会：ありがとうございます。人の意識まで変わるのは素晴らしいですね。何か、次にチームでやってみたいと考えている業務改善はございますか？

鹿野内氏：話すと長くなりますが、気になっているのは会議室の入退室管理ですね。FormBridgeで本格的に運用したいと思っています。

司会：それでは、詳しく聞きたい方はぜひ鹿野内さんにお聞きください。本日はご登壇いただきありがとうございました！