備品管理を Excelで行う!ポイントや管理台帳の作り方を解説

会社で使用するさまざまな備品の管理は、効率よく業務を進める上で欠かせない作業のひとつです。

この記事では、Microsoft社の表計算ソフト「Excel(エクセル)」を活用した備品管理の方法を紹介します。

備品管理台帳の作り方から押さえておきたいポイントまで詳しく解説するため、ぜひ参考にしてください。

備品管理の目的

膨大な備品を正確に管理することは、経費削減をはじめとした、さまざまなメリットを生み出します。ここからは、備品管理の目的について紹介します。

業務効率化

備品管理を正確に行うことで業務の効率化につながります。

古い備品はいざ使用する際に故障していることがあります。購入した時期や保証についての記録がない場合は、修理に際して余計な費用が発生する可能性があります。

そのため、使用する備品はいつ購入して、現在はどの場所に保管されているかを一目で把握できるようにしましょう。

経費削減

経費削減も備品管理の目的のひとつです。備品の在庫数を正しく管理できていない場合は、必要以上に備品を購入してしまう可能性があります。また、不要な備品がいつまでも存在していると、会社の保管スペースの圧迫にもつながります。

備品を正しく管理すれば、不要な出費を抑える効果が期待でき、経費の削減にも寄与するでしょう。

セキュリティ対策

パソコンやハードティスクなどの情報関連デバイスは、社外に漏れてはいけない機密情報が多く記録されています。セキュリティ対策の観点からも、より厳重に管理しなければならない備品です。

近年では、大手企業の社員や官公庁の職員が外部に持ち出したデバイスを紛失し、大きなニュースになることもめずらしくありません。
会社や組織が保管する機密情報は、悪意のある第三者から漏洩されたり、競合他社に売却されたりする可能性があります。

会社の信頼を損ねるような事態を回避すべく、機密性の高い情報が入ったデバイスの外部への持ち出しを防ぐための情報管理体制は不可欠です。備品管理は会社の信頼を保つための手段のひとつといえるでしょう。

備品管理台帳とは

備品管理台帳は、大切な備品を正確に管理するために作成します。ここでは、備品管理台帳を作成する際に理解しておきたいポイントを解説します。

備品管理台帳の対象

備品管理台帳では、備品を正しく区別するため、さまざまな情報を入力して保管します。

一例を挙げると次のような項目です。

  • 付与する管理番号
  • 備品の名称
  • 保管している場所
  • 現在の利用状況
  • 購入した日付
  • 保証の有無と保証期間

備品には、机や椅子などのオフィスを構成するために必要な家具類、業務に欠かせないパソコンやその他什器などにいたるまで、さまざまなものがあります。
管理する内容は会社の業務に応じて違うため、作成する目的を確認しましょう。

備品台帳の使い方

備品管理台帳は、保有している備品の数はもちろんのこと、保管場所や現在の利用状況、購入日や保証期限などさまざまな情報の管理に使用します。

また、保管場所の変更や故障や破損など、備品の状況や状態に変更があった場合には、情報を随時更新しましょう。

Excelで使える備品管理台帳テンプレート

Excelを使えば、備品管理台帳をいちから自由に作成できます。インターネット上で配布されている備品管理台帳のテンプレートを活用すれば、使い勝手のいい台帳が手間なく用意できるでしょう。

ここでは、おすすめのテンプレートをご紹介します。

ビズ研

A4サイズで作成された、非常にシンプルな備品管理表のテンプレートが配布されているサイトです。
Excelを使用した集計と手書きの集計、どちらにも対応しています。
業務上、掲載する項目が比較的少ない場合は、このテンプレートがおすすめです。

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こちらもビズ研と同じく、掲載する項目が少ない場合におすすめのテンプレートが配布されているサイトです。「品名」や「必要数」そして「在庫数」と、必要最低限の項目のみに絞って作られています。

在庫数が必要数を下回った際には「要購入」欄に◯印が自動で表示される機能が付いています。「使いたい時に在庫がない」「発注する備品が把握できない」など、在庫不足で業務が滞る事態を未然に防げるのです。

また、Excel独自のオートフィルタ機能を使えば、今現在購入しなければならない備品が抽出できます。

Microsoft

Microsoft社が提供している備品管理表のテンプレートです。フィルタ機能を使用して、欲しい情報を簡単に検索できるほか、ソフトウェア管理表も付属されています。そのため、備品管理だけでなく、ソフトウェアの管理も可能です。

ITの世界で最大手のMicrosoft社が提供しているため、使い心地や信頼性も高いといえるでしょう。

Excelで備品管理台帳を作る

備品管理台帳は、さまざまな人が使いやすい形で作ることが重要です。

ここでは、Excelで備品管理台帳を作る方法について紹介します。

管理番号、備品種別

備品管理台帳には、整理しやすいよう管理番号を記載しましょう。管理番号は購入後最初に付与する番号のため、台帳の最左列に入力欄を設けると効率的です。

また、管理番号は印刷し、備品の確認しやすい箇所に貼付します。種別は大カテゴリ(「IT機器」や「オフィス家具」など)を決め、その後「PC」や「アダプター」、「椅子」やテーブルなどの小カテゴリに分けましょう。

名称や品名

名称や品名も備品管理台帳に必要な項目です。
名称については、大まかな物品名だけを記載して、メーカーや型番・品番などの具体的な情報については別の列で管理する方法もあります。

メーカー名や型番などの情報を物品名にまとめて記載するのか、それとも別の項目として記載するかは、今後業務を進める上で「どのように検索をしたいか」に応じて使い分けることがおすすめです。

また、名称は正式名称を用いた方が、検索性が向上し、余計なミスを減らせます。すべての備品について、正しい名称を記載し、誰が見てもどの備品かが分かる状態にしましょう。

ステータスや状態

単に備品所有の有無を管理するだけでは、使いやすい備品管理台帳とはいえません。その備品が現在どのような状態か、一目で分かるようにしましょう。

たとえば、「稼働中」や「故障中」「メンテナンス中」などです。
現在の状況をリアルタイムで更新しておけば、新たに備品の購入を検討する際に「本当に購入の必要な備品か」を確認できるため、不要な備品の購入を抑えられます。

必要な項目を追加

他にも、会社の業務に合わせて必要と考えられる項目を追加します。
たとえば、パソコンなら「シリアル番号」や「型番」そして「製造番号」などを記録しておけば、修理の際に備品を毎回確認する手間が省けます。

備品管理台帳の更新履歴を管理するために、項目作成日や更新日などの項目についても記載があるといいでしょう。

備品の数が膨大で、備品を保管するための倉庫がある場合には、備品の設置場所や保管場所の情報を入力します。管理部門名や管理責任者名、使用中であれば使用者名も必要に応じて入力しましょう。

Excelで備品管理を運用するポイント

備品管理台帳があったとしても、それを有効に活用しなければ意味がありません。
作成した台帳を最大限有効に活用するために、押さえておきたいポイントを紹介します。

備品管理のフローを作成する

備品を購入する際、総務の担当者が管理台帳への登録を忘れるようでは、台帳を作成した意味はないといえます。

大切な備品を漏れなく正確に管理するためには、フローの見える化がおすすめです。
備品購入の際に取引先とやり取りする見積もりから納品、そして検収から管理まで、一連の流れをフローチャートで可視化しましょう。

すべての流れを見やすく可視化することで、誰でも分かりやすく管理できます。

管理方法やルールを周知する

備品管理台帳の運用ルールを作成しましょう。運用ルールを含めた備品の管理方法については、従業員全員に漏れなく周知します。

従業員全員が備品管理台帳の運用ルールに従えば、備品管理業務はもちろんのこと、棚卸しや検収などの業務も効率化できるでしょう。多くの従業員が共同で利用する備品は、管理についてのルールを策定し、厳格に守らせることが重要です。

Excelで備品管理を行う際の注意点

Excelで作成した備品管理台帳は、使い方次第で非常に便利なツールとなるでしょう。一方、Excelだからこその注意点も存在します。ここでは、多くの会社が陥りやすい状況について解説します。

ファイル管理が複雑化する

Excelはビジネスの世界で、さまざまな用途に使われています。そのため、Excelで情報を管理すると、同じようなファイルがパソコン内のフォルダに溢れるのです。

その結果、ファイルが大量に作成され、必要なファイルを探し出す手間が増える可能性もあります。

ファイルを探す時間や余計な手間を増やさないために、ファイルを簡単にまとめられる方法の導入を検討しましょう。

リアルタイムで共有できない

Excelで作られた備品管理台帳は、リアルタイムに情報共有ができません。

会社内で備品管理台帳を共有する際、メールやチャットなどのコミュニケーションツールを利用する必要があります。

もし、Excelデータに修正する箇所が見つかれば、再度メールやチャットなどで相手方に送り直さなくてはなりません。

スマートフォンから作業しづらい

スマートフォンはビジネスにとって欠かせないデバイスです。Excelはパソコン向けに最適化されたソフトのため、スマートフォンでの操作性が高いとはいえません。

そのため、スマートフォンでも備品管理台帳を記入したい場合は、他のツールを使ったほうがいいといえます。

kintoneで備品管理を行う方法

kintone(キントーン)は、プログラムの知識がなくても簡単に業務改善のアプリを作れるクラウドサービスです。kintoneはそのアプリにExcelやCSVのファイルを読み込むだけで簡単にアプリを作ることができます。

Excelで備品管理をする場合、個人であれば問題なく機能しますが、チーム全体での使用には向いていません。kintoneなら、チームや組織全体で備品管理データを共有しながら編集や更新の作業が可能です。複数人でデータを編集したり、リアルタイムで更新状況を共有したりする場合におすすめです。

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kintoneの連携サービスのDataCollectで備品管理をもっと楽に

トヨクモが提供するDataCollect(データコレクト)は、備品管理の効率化に役立つkintoneの連携サービスです。

DataCollectには、kintoneで作成した複数のアプリ間で、計算や集計ができるという特徴があります。Excelと同じ感覚で関数や式が設定でき、あらゆる場所に散在するデータを一元的に管理できるのです。

「データの登録はkintoneだが、計算は Excelを使わないといけないl」「いちいち2つのアプリで同じ計算をしなければならない」などの課題を解消できます。

kintoneで複数レコードの集計をしたいなら

kintone連携集計ツール「DataCollect」

DataCollectなら普段利用している Excel等の表計算ソフトと同じ感覚で関数や式の設定が可能。

備品管理をするなら誰でも簡単にできるkintoneを利用しよう

備品管理台帳をExcelで管理・運用する場合、テンプレートが配布されていたり、使い慣れているというメリットがありますが、ファイルの共有が行いにくい、モバイル端末の操作が行いにくいというデメリットがあります。

kintoneを使って備品管理のアプリを作成すれば、メンバー間でデータをリアルタイムで共有しながら編集することができます。さらに、DataCollectを併用すれば、他のアプリとの連携も非常にスムーズです。
効率の良い備品管理を行う方法をお探しであれば、kintoneとDataCollectの利用をご検討ください。


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