「経費精算アプリの初期一覧項目が部長に最適化されてて、経理である私の見たい項目を表示するには毎回一覧を選択しなければいけないんだよな。面倒だよ！」
そんなお悩み、あると思います。どうも、トッティです。
kintoneと同じく、サイボウズ製品であるデヂエではユーザー毎の初期一覧の設定ができましたが、kintoneでは今のところ、できません。ところがまた、ジョイゾーさんが開発してくれました。便利なプラグイン「ユーザー/組織別初期一覧設定プラグイン」です。
実際に使うシーンを考えながら、設定をしてみたいと思います。
ユーザーによって、見たい一覧項目が違うアプリ
例えば図の様な状況が起こりがちな「費用申請アプリ」を作成してみます。
例えば上記の様なアプリです。アプリストア内の「交通費申請」アプリをほぼそのまま使いました。
それぞれのユーザーに必要な一覧
立場の違うユーザー毎に必要な一覧を作成します。今回は、下記3種類のユーザーに対して一覧を作成します。
一般社員
一般社員は自分の申請したレコードの承認状況を確認したいので、自分のレコードだけ見られれば充分な場合、下記の様に設定します。
管理職
一般ユーザーから申請された費用を確認し、承認もしくは差し戻しをする権限を持つユーザー。このユーザーは下記の様に設定します。
こちらの一覧では、申請者ではなく作業者がログインユーザーのものを条件とした一覧です。作業者とはプロセス管理をしている場合に出てくる考え方です。プロセス管理の設定は別記事で書いているので、イマイチ分からないな、という方は下記をご覧ください。
簡単に言うと、自分が承認or差し戻しor他人にパス、する順番にあるということですね。
経理担当
最後に、承認が下りた費用に対して実際精算業務を行う経理部の担当。下記の様に作ってみました。
経理担当は費用申請が承認されて、初めて自分の業務に関わるので、承認レコードのみを表示しました。また、入力された費用の「明細」が素早く閲覧できるように一覧項目に追加しました。
このアプリに冒頭のプラグインを設定してみます。まずはダウンロードしたプラグインをインストールしますが、このインストール手順は以前別のプラグインを設定する際紹介していますので、ご確認ください。
kintoneの条件書式プラグインが便利すぎるので紹介しようか
プラグインをアプリに追加し、ユーザーごとの初期一覧を設定する
該当アプリの設定内「プラグイン」に進んで、詳細設定を行いましょう。
はい、設定が終わりました。”t******”のログイン名を持つユーザーは「経理確認画面」を初期一覧として、”m******”のユーザーは「自分が処理すべきもの」を初期一覧として設定できました。それ以外のユーザーには「自分が作成したもの」が表示されます。今回はユーザー毎に設定を行いましたが、部署ごとにも設定ができるようです。これは地味に嬉しいですね。
実際に各ユーザーで該当アプリにアクセスしてみる
さて、設定が終わったので各ユーザーでアクセスしてみます。下記がそれぞれアクセスした時の初期一覧です。
一般社員(ユーザー名：田里 友彦)
管理職(ユーザー名：部長)
経理担当
いかがでしょうか。一覧を切り替えるだけとはいえ、積もり積もればそれに要する時間は多大なものになるでしょう。
「自分がアプリを開いた時には、自分が見たい情報が表示されている」、これは便利なプラグインですね。是非、試してみてください。
ユーザー/組織別初期一覧設定プラグイン(株式会社ジョイゾー)
それではまた。
