社内で「データコレクトコンテスト」開催してみた!

データコレクトって結局何ができるの?
という疑問をお持ちの方、いらっしゃると思います。

今回は、先日社内で行われた「データコレクトコンテスト」の模様をお伝えします!

そもそもデータコレクトが何かわからない…」という方、ご安心ください。
今回記事を書かせていただく私小松も、データコレクト超初心者です。
データコレクト初心者にもわかりやすいように解説させていただきます!

この記事を読んで、
データコレクトってこんな使い方もできるんだ!
この使い方うちの会社でも取り入れたい!

と思っていただければ幸いです。

データコレクトってなに?

データコレクトとは、計算ができる製品です。
kintoneを使っていると、
複雑な計算がしにくい…」「複数アプリを跨いだ計算ができない…
と感じる方が多くいらっしゃいます。
そんな課題を解決するのが、データコレクトです。

実は計算以外にもいろいろできる便利な製品なのですが、
詳しく知りたい方は、ぜひ以下のブログをご確認ください。

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しかし、データコレクトはいろんなことができる汎用性の高い製品である一方、
どんな使い方ができるのかイメージしにくい製品でもあります。

そこで、セールスチームみんなでデータコレクトの活用例を考える
データコレクトコンテスト」を開催しました!

みんなでデータコレクトの活用例考えよう!

データコレクトコンテストの審査基準は以下4つです。

  • お客様の利用シーンが想像できること
  • 簡単に説明できること
  • 今までに無い使い方であること
  • データコレクトを使うことによって、kintoneの活用度合いが向上すること

そして、審査員は、我らがトッティ(本部長)にお願いしました!

トッティ(本部長)

発表!

それでは早速、メンバーが考えた利用例を見ていきましょう!
※発表は誕生日順に行いました。

データコレクトでkintoneの通知をもっと便利にする

田中:
トヨクモのプレスリリース作成の業務をしています。
記事が月3つ以上だと、配信サービスのプラン変更が必要なため、自動で通知してくれる仕組みがほしいなと思い、考えました。

田中:
プレスリリース登録アプリ」にレコード追加すると、「記事作成数管理アプリ」の数が自動で更新されるようデータコレクト自動更新を設定します。

また、プレスリリースを月間3本以上作成したら、「記事作成数管理アプリ」のプラン変更が「」に変更されるようデータコレクトで設定します。

そして、この変更を担当者宛に通知するようkintone側で設定を行います。
通知がきたら今月のプランを見直すことができるようになり、業務が少し楽になります。

他にも、ヘルプサイトで「役に立たなかった」評価が一定数を超えたら通知がくるよう設定する、など様々な業務で使えます。

トッティ:
kintoneではできない特定レコードのカウントをリアルタイムで気づく設定は非常に面白いですね。実際に使うケースも想像できました。

【使用した製品】
データコレクト(プレミアムコース)

残酷なシフトカレンダー

相澤:
学生時代居酒屋でアルバイトしていたので、シフト作成が楽になる仕組みを考えました。
出勤人数や人のベテラン具合等のバランスを店長自ら自己判断で問題ないかチェック、都度頭を使い調整するのは地味に大変だな〜と思い、
人を数値化する残酷な仕組みを作ることで、店長の負担を軽減できます。

相澤:
アルバイトが出勤日を選択、申請するカレンダーを作ります。
(※カレンダーの作成にはkViewer/フォームブリッジを使っています。)
各アルバイトの戦力スコアは「アルバイト管理アプリ」にあらかじめ管理者側で設定しておきます。

アルバイトがカレンダーからシフト申請すると、「シフト申請アプリ」にレコードが追加され、データコレクトで戦力スコアを自動集計し、「シフトカレンダーアプリ」に反映されます。

「シフトカレンダーアプリ」にはあらかじめ”月曜は戦力スコア300必要”などと設定しておき、想定しているスコアを満たしていれば”青”など、信号を使って戦力スコアをどれだけ満たしているか表します。
青色であれば戦力スコアを満たしているが黄色信号だと少し戦力不足であるなど、店長が一目で判断できるようになります。

トッティ:
シフト管理だけでなく、それぞれのスタッフの能力を点数化しているのは単純に面白いですね。一見残酷なようですが、実際必要な考え方であって、意識しているか意識していないかに関わらず、店長が行っている思考を見える化していると思います。

【使用した製品】
データコレクト(プレミアムコース)
kViewer(プレミアムコース)
フォームブリッジ(プレミアムコース)

ライターの納品記事数を自動集計

里中:
トヨクモkintoneappブログの管理をしており、ブログ管理者目線での仕組みを考えました。
ライターから単価交渉を求められたときに、単価UP可否の判断基準がないと困ります。
納品期日を守っていてかつ一定数の記事を納品してくれた人を一目で確認できるような仕組みを作りました。

里中:
ライター案件管理アプリ」に登録されている「納品記事数」と「納品状況」をデータコレクトで集計し、「ライター名簿アプリ」に反映させます。

納品記事数が5記事以上かつ納期遅れが3回未満の場合「承認」、納品記事数が5記事未満の場合「要検討」、納期遅れが3回以上の場合「ブラックリスト」などと表示されるようデータコレクトで設定すると、一目で単価UPしてよいライターがわかります。

トッティ:トヨクモでもライターに外注をしているが、外注先が増えてきたときの利用シーンがイメージしやすかったです。文字単価1円はブラック過ぎますね笑

【使用した製品】
データコレクト(プレミアムコース)

リマインドメール ステップメール 自動化しませんか?

下:
お客様へのステップメールの送信をkMailerの予約送信機能を使って行っていますが、
手動で送信予約をしているので、データコレクトを使って自動化できればと考えました。

下:
お客様からお試し申込がきたら、2日後にメール送信されるよう設定しました。
お試し管理アプリ」に「2日後の日付」フィールドを用意し、お客様がお試しに申し込むと、自動で「2日後の日付」フィールドに日付が入るよう設定します。

「お試し管理アプリ」の「2日後の日付」フィールドに記載されている日付と、「日付を刻むアプリ」の日付が一致したときに一致した、とフラグを立てます。
このフラグが立った時、kMailerの自動送信機能でメールを送信するよう設定しておくと、お客様から申込があった2日後にメールが送信されます。

メールが送信されたら送信済みステータスに変更されるよう設定しておけば、メール送信が繰り返されることもありません。

トッティ:送信を繰り返さないケアもされていて、良いですね。
kintoneのWebhookに実行数制限がなければ、実際に自社kintoneに取り入れたい。

【使用した製品】
データコレクト(プレミアムコース)
kMailer(プレミアムコース)

通知表をWeb化する

小松:
母が学校の先生で、通知表作成の時期はいつも忙しそうだったため、通知表作成業務を楽にする仕組みを考えました。
テスト結果の集計や成績表の作成を手作業で行うのは大変ですが、
生徒の成績管理をkintoneで行うことで集計や成績表作成がボタン1つでできるようになります。

小松:
データコレクトにて「テストの点数が90点以上だったら”A”」などと設定しておき、先生が「国語テストアプリ」にテストの成績を入れると、点数によってABCの評価が行われます。
また、「成績管理」アプリにて、「Aが5個以上だったら”◎”」などとデータコレクトで設定すると、テストの結果を集計し、それに基づく成績が自動で反映されます。
プリントクリエイターにて「成績管理アプリ」からボタン1つで通知表の出力を行えるよう設定することで、学期末に成績表を作る負担を軽減することができます。

トッティ:
入力したものをABCや○△など、自動変換できるのはブラックな労働環境に一石を投じるように感じました。教師の仕事って、実は採点そのもの(この回答は満点か、部分点か、などの検討)にこそ、神経を使っているだろうから、教師のDXは自動化もさることながら、「余計なことを考えない仕組み作り」なのかも知れないですね。

【使用した製品】
データコレクト(プレミアムコース)
プリントクリエイター(ライトコース)

優勝者は…?

気になる優勝者は…

おめでとうございます、「リマインドメール ステップメール 自動化しませんか?」の仕組みを作った下さんです!
優勝者にはアマゾンギフト券が贈呈されました!

まとめ

いかがでしたか?
社内でも初の試みでしたが、充実した内容になったのではと思います。
第2回の開催はあるかわかりませんが、個人的にはまたできたらいいなと思っています!

データコレクトは30日間の無料お試しが可能ですので、
使ってみたくなった方、ぜひ以下よりお申し込みください!


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