kintoneは業務システムを構築できるだけでなく、システムを通じて社内のコミュニケーションを円滑化します。kintoneユーザー同士のコミュニケーション手段の一つが、コメント機能です。
そこで本記事では、kintoneレコードのコメント機能の特徴や使い方、kintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」の活用例を紹介します。
社内の情報共有や案件管理を効率化したいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
kintone(キントーン)は、ビジネスアプリ作成のクラウドツールで、サイボウズ株式会社が運営するサービスです。 業務で生じる多量なデータやそれに伴うコメントなどを一元管理でき、最近はCMでもよく見かけるようになりました。 […]
kintoneにおけるコメント機能とは
kintoneのアプリ上では、レコードに対してコメントやメモを書き込めます。
レコードのデータに紐づいたコミュニケーションをとれるため、アプリ内に情報を集約できます。
コメントはユーザーや組織を宛先として指定可能です。レコードにコメントを書き込むと、宛先のユーザーに通知されます。
コメント機能は、レコードに関する留意事項がある場合や、修正・編集を依頼する場合などに活用できます。
リッチテキストデータは引き継がれる
なお、Microsoftの文書ファイル形式によって文字の大きさや色、書式などの情報が盛り込まれたリッチテキストのデータもコメント内に引き継ぎ可能です。
サイトURLや他のレコードのリンクなどを書き込めるため、情報共有の幅が広がります。
こちらがワードで作成した文章です。
コピーして貼り付けてみると、実際にURLのリンクも差し込まれます。
kintoneでのコメントの付け方
では実際に、アプリ上でレコードにコメントを書き込む手順を見ていきましょう。
アプリを開き、コメントを書き込みたいレコードを開きます。
レコードの詳細画面右側にある「コメントする」をクリックします。
宛先指定をクリックするか、コメント欄に@マークを入力します。
続けて宛先の名前の一部を入力し、表示された候補の中から該当するものを選びます。
宛先には組織やグループを指定することも可能です。
コメントを入力し、「書き込む」をクリックします。
以上の操作でコメントが書き込まれます。
フォームブリッジ×kViewerを使うことで非ライセンスユーザーもレコードの追加・閲覧・編集ができる
kintoneのコメント機能を使えば、アプリ上でコミュニケーションが取れるようになります。ただし、kintoneのレコード情報を閲覧できるのは、kintoneライセンスユーザーのみです。
しかし、業務を遂行する上で、kintoneライセンスを持たない人とも特定のレコードについてやり取りしたい場面があるでしょう。
そこで、トヨクモが提供しているkintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」を連携させることで、非ライセンスユーザーもレコードの追加・閲覧・編集ができるようになります。
フォームブリッジとは
フォームブリッジとは、kintoneへデータが自動保存されていくWebフォームの作成ツールです。条件分岐や数値計算など、高度な設定を施したお問い合わせフォームやアンケートフォーム、Web試験フォームなどをプログラミングの知識不要で作れます。
フォームへの回答内容は自動でkintoneに保存されていくため、入力された情報をkintone内へ移し替える必要がありません。
フォームの背景色やロゴの設置、入力項目の配置や選択肢の並び方など、デザインやレイアウトを自由にカスタマイズできます。
完成したフォームは自動でURLが生成されるため、メールやQRコードで共有可能です。パスワードやIPアドレスを用いてフォームへのアクセスを制限できるため、意図しない回答や閲覧を防げます。
フォームブリッジを利用することで、kintoneライセンスを持たない人でも、kintoneへ直接データを保存できるようになります。
皆さん、フォームブリッジはご存知でしょうか？kintoneと連動するWebフォームで、kintoneアカウントがなくてもレコード追加ができるサービスです！ kintoneのスタンダードコースを契約しているなら、ぜひ利用してほしいの[…]
kViewerとは
kViewerとはkintone内のデータを外部に公開できるツールです。
kintoneの標準機能では原則、kintoneライセンスを持つ人しかkintone内の情報を閲覧できません。
しかし、kViewerで作成したビューを通じて、kintone非ライセンスユーザーでもkintone内の情報を見られるようになります。
データを公開する際は、逐一外部サイトに転記する必要がなく、業務効率がアップします。
kViewerではリストビュー・カードビュー・セグメントビュー・グラフビュー・高度なグラフビュー・カレンダービュー・ダッシュボードビュー・Myページビューの計8つのビューを作成可能です。
デザインテンプレートを適用させたり、レイアウトを調整したりして、豊富なビューを作れます。ビュー内に表示するレコードの絞り込みや、検索フォームの設置も可能です。
アクセスするブラウザの設定言語に応じて多言語で表示したり、ビューの公開期日や範囲を制限したりできます。
kViewerを通じて、kintoneライセンスを持たない人ともkintone内の情報を共有できます。
皆さんこんにちは！あまりの寒さにベットから出られません、小林です。 今回は「What is 〇〇」シリーズ第4弾ということで、kintoneの情報をkintoneアカウントがない第三者にも公開可能にするkintone連携サービス「kV[…]
フォームブリッジ×kViewer連携の活用例
フォームブリッジとkViewerを連携させることで、さらにkintoneの活用の幅が広がります。具体的には、フォームブリッジでkintoneに直接登録した内容を、ユーザー自身がkViewerを通じて閲覧したり、再びフォームブリッジで編集したりできます。また、フォームブリッジを入力する際に、kViewerのルックアップ機能を使い、kintone内のデータを参照することも可能です。
- イベント申し込みの際、フォームブリッジで入力した申し込み内容をkViewerで申込者本人が確認し、変更がある場合はビュー上の「編集ボタン」からフォームブリッジに遷移して編集する
- 外注案件を管理する際に、外注先とのやり取りは案件ごとのMyページビューとそこから遷移する編集用フォームで行い、外注先に個別でkintoneライセンスを用意する必要をなくす
- 求人応募者を管理する際、フォームブリッジで応募フォームを作成し、kViewerから応募者自身が入力した内容を見返せるように設定する
以下で、求人応募を管理するための、フォームブリッジとkViewerの連携手順を解説します。
まずは、求人募集を管理するアプリを用意します。
kViewerにログインし、+マークから「ビューの作成」に進みます。
Myページビューを選びます。
ビューの管理名とkintoneの求人募集管理アプリのURLを入力します。
kintoneアプリのURLは、アプリのトップ画面に表示されるhttps://(サブドメイン).cybozu.com/k/xxx/の形式のURLです。
URLを入力すると「APIトークンはこちらのURLから生成できます」と表示されるため、クリックします。
「生成する」をクリックし、表示されたAPIトークンをコピーしてから「保存」し、アプリの更新まで行います。なお、APIトークンには「レコード閲覧」のアクセス権が必要です。
コピーしたAPIトークンを貼り付け、「作成」に進みます。
レコード詳細画面にて、ビューで表示するフィールドを選択します。
「保存」してから「公開」します。
次に、フォームブリッジにログインし、+マークから「フォームの作成」に進みます。
「はじめから作成」を選びます。
kintoneの求人募集管理アプリのURLを入力し、「APIトークンはこちらのURLから生成できます」をクリックします。
「生成する」をクリックし、表示されたAPIトークンをコピーしてから「保存」し、アプリの更新まで行います。なお、APIトークンには「レコード追加」と「レコード編集」のアクセス権が必要です。
コピーしたAPIトークンを貼り付け、「保存」します。
フォームに表示するフィールドや見た目を設定します。
完了したら「公開」します。
「kViewerと連携する」をクリックし、kViewerの情報を取得します。
「Myページを利用する」にチェックを入れ、連携するMyページビューを選んだら「保存」します。
「更新」します。
kViewerに移動し、「フォームブリッジと連携する」にチェックを入れて、先ほど作成したフォームのURLを入力します。
ボタンのラベルや種類、サイズや色を選択し、「保存」します。
最後に「編集中の設定をビューに反映」させます。
このような求人応募フォームが完成しました。
回答が完了すると、Myページにアクセスできるようになります。
Myページにアクセスすると、応募内容を確認できます。
内容を変更したい場合は、右上の「編集する」ボタンをクリックすれば、再び応募用フォームから内容を上書きできます。
コメント機能で社内のコミュニケーションを円滑に
今回はkintoneレコードのコメント機能の特徴や使い方、トヨクモのkintone連携サービス「フォームブリッジ」と「kViewer」の活用例と連携手順を解説しました。
コメント機能を利用することで、社内の意思疎通がスムーズになり、業務効率がアップします。
また、フォームブリッジとkViewerを連携させれば、kintone非ライセンスユーザーも、kintoneの内容を閲覧するだけでなく、編集までできるようになります。
トヨクモの連携サービスは、30日間無料でお試しいただけます。
kintoneをさらに活用したいとお考えの方は、この機会にぜひ、お試しください。
